Reinigungsvertrag für Hausverwaltungen: Inhalte und Kündigung

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Der Verwaltungsbeirat meldet sich im Oktober: Das Treppenhaus werde „seit Monaten nicht mehr richtig gemacht“, der Keller sei zuletzt im Frühjahr gefegt worden, und ob die Flurfenster zum Auftrag gehören, wisse keiner. Die Verwalterin holt den Vertrag heraus — zwei Sätze: „Reinigung des Objekts nach Bedarf“ und eine monatliche Pauschale. Keine Fläche, kein Intervall, keine Bereiche. Durchsetzen lässt sich damit nichts: Nie wurde definiert, was „geliefert“ bedeutet.

Wir sind die Kleibrink Glas- und Gebäudereinigung GmbH aus Gladbeck, Familienbetrieb seit 1983, heute in zweiter Generation. Ein großer Teil unserer Arbeit sind Wohnanlagen und WEG, die wir für Hausverwaltungen im Ruhrgebiet betreuen, rund 50 Kilometer um Gladbeck, etwa in Gelsenkirchen und Recklinghausen. Schwammige Verträge sind ein Problem unserer Branche, nicht der Verwaltungen: Wer „nach Bedarf“ schreibt, verschafft sich Spielraum.

Dieser Artikel zeigt, was in einen Reinigungsvertrag für Hausverwaltungen und WEG gehört: Leistungsverzeichnis, Umlage von Unterhalts- und Grundreinigung, DIN 77400, Preisanpassung, Laufzeit und Kündigung, Qualitätskontrolle. Klauseln zum Abschreiben finden Sie hier nicht, und der Text ersetzt keine Rechtsberatung — lassen Sie Entwürfe im Zweifel juristisch prüfen.

Warum das Leistungsverzeichnis der wichtigste Teil ist

Der Vertragsmantel regelt Formalien. Der Wert steckt im Leistungsverzeichnis als Anlage, das positionsweise drei Fragen beantwortet: welche Fläche, welcher Umfang, welches Intervall. Was dort nicht steht, ist nicht beauftragt; was ungefähr dort steht, wird ungefähr erledigt. Dazu gehört eine Regel für Reinigungstage an Feiertagen. Typische Positionen:

• Treppenhaus: Läufe und Podeste feucht wischen, Handläufe, Wohnungstüren außen, Lichtschalter — mit Etagenzahl und Fläche, üblich 1× bis 2× wöchentlich (Pflicht und Umfang).
• Eingangsbereich: Windfang, Matten, Briefkastenanlage, Glas der Haustür — meist kürzeres Intervall als die Etagen.
• Keller, Waschküche, Trockenraum: kehren und wischen, Spinnweben, Lichtschächte, Abflüsse — monatlich bis quartalsweise.
• Aufzug: Kabinenboden, Spiegel, Edelstahl, Türschienen — an den Schienen zeigt sich Sorgfalt.
• Glasflächen: Treppenhausfenster innen und außen, Lichtkuppeln, Türverglasung — getrennt ausweisen, weil Glasreinigung anders kalkuliert wird.
• Außenanlagen: Zuwege, Hof, Müllstandsplatz, Laub, Papierkörbe — samt Klarstellung, ob Winterdienst und Grünpflege enthalten sind.

Wichtig ist die Trennung der Leistungsarten: Unterhaltsreinigung hält im festen Intervall den Zustand (Unterhaltsreinigung erklärt), die Grundreinigung ist der Eingriff in die Tiefe. Nach der Betriebskostenverordnung sind die Kosten der laufenden Gebäudereinigung grundsätzlich umlagefähig — die regelmäßige Treppenhausreinigung ist eine klassische Position —, einmalige Instandsetzungsmaßnahmen nicht. In einer gemeinsamen Pauschale wird die Abrechnung angreifbar.

Was in jeden Reinigungsvertrag gehört

Diese Liste dient als Prüfraster über einen Entwurf. Leistungsverzeichnis, Objektplan, Preisblatt und Versicherungsnachweis gehören ausdrücklich als Vertragsbestandteil benannt.

• Parteien und Objekt: exakte Bezeichnung der WEG, bei mehreren Häusern jede Hausnummer einzeln.
• Vertretungsbefugnis: Wer darf Zusatzleistungen beauftragen — nur die Verwaltung oder auch der Beirat? Sonst landen mündliche Extras als Streitposten in der Abrechnung.
• Vergütung und Material: Pauschale netto zzgl. Umsatzsteuer, Zahlungsziel, Stundensatz für Zusatzarbeiten; dazu die Frage, wer Mittel, Geräte und Anschlüsse stellt und ob es einen Putzraum gibt.
• Betriebshaftpflicht: Nachweis mit ausreichenden Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, inklusive Schlüsselverlust. Wir sind vollumfänglich haftpflichtversichert; Nachweis auf Anfrage.
• Schlüssel: Übergabe protokollieren (Anzahl, Bezeichnung, Datum, Unterschrift), Aufbewahrung getrennt von der Objektadresse, sofortige Meldepflicht bei Verlust.
• Personal und Vertretung im Krankheitsfall: feste Objektkraft, benannte Vertretung, Reaktionszeit bei Ausfall. Bei uns arbeiten festangestellte Mitarbeiter zum Tariflohn, ohne Subunternehmer.
• Datenschutz: Dienstleister auf Vertraulichkeit und belehrtes Personal verpflichten; bei Daten der Verwaltung eine Auftragsverarbeitung prüfen.
• Ansprechpartner: je ein Kontakt und eine Reaktionsfrist bei Mängeln. Wir sind Mo–Fr von 10 bis 18 Uhr erreichbar.

DIN 77400 und was sie für Schulen und andere Objekte regelt

Die DIN 77400 ist die Norm für Reinigungsdienstleistungen in Schulgebäuden. Sie ist keine gesetzliche Pflicht, wird aber in Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber regelmäßig zur Grundlage gemacht. Ihr Nutzen ist die Systematik: Sie ordnet Räume in Nutzungsgruppen — Unterrichtsräume, Sanitärbereiche, Verkehrsflächen, Sporthallen, Verwaltung — und weist jeder Gruppe Reinigungsarten und Intervalle zu; dazu regelt sie Qualitätssicherung, Hygiene und Dokumentation.

Als Denkmodell taugt sie auch außerhalb von Schulen: Statt „Treppenhaus reinigen“ schreiben Sie nutzungsbezogen — Verkehrsflächen häufiger, Nebenflächen seltener, Sanitärräume mit eigener Vorgabe. Wer Kitas, Praxen oder Gewerbeeinheiten betreut, sollte eine Anlehnung prüfen — aber nicht pauschal: Nennen Sie, welche Teile Sie übernehmen, und legen Sie die Raumgruppenliste bei.

Preisanpassung, Mindestlohn und Tariferhöhungen im Vertrag

Gebäudereinigung ist personalintensiv, der Lohn ist der dominierende Kostenblock. Der Rahmentarifvertrag für das Gebäudereiniger-Handwerk sieht regelmäßig steigende Mindeststundenlöhne vor, und diese Erhöhungen sind allgemeinverbindlich. Mehrjährige Verträge mit starrem Festpreis enden deshalb so: Der Anbieter kündigt, oder er reduziert still die Leistung.

Marktüblich sind zwei Modelle. Eine Preisgleitklausel koppelt den Preis an eine benannte Bezugsgröße, meist die tarifliche Lohnentwicklung im Gebäudereiniger-Handwerk oder den Mindestlohn; steigt sie, steigt der Preis um den Lohnanteil der Kalkulation. Eine Verhandlungsklausel sieht stattdessen Gespräche bei Änderung der Bezugsgröße vor, ohne Einigung ein Kündigungsrecht. Was solche Klauseln enthalten dürfen, ist rechtlich anspruchsvoll — bei Verträgen mit einer WEG lohnt der Blick eines Juristen.

• Bezugsgröße konkret benennen, nicht nur „bei gestiegenen Kosten“; Anpassungstermin und Vorankündigungsfrist festlegen, etwa jährlich mit acht Wochen Vorlauf.
• Nachweis verlangen: Verweis auf die Tarifveröffentlichung statt einer Behauptung; und Symmetrie prüfen — sinkt die Bezugsgröße, sinkt der Preis.
• Zur Größenordnung: Stundensätze liegen in der Branche häufig etwa zwischen 36 und 48 Euro (netto 30 und 40 Euro) brutto (inklusive 19 % Umsatzsteuer) — Marktorientierung, kein Angebot.

Laufzeit, Kündigung und Sonderkündigungsrecht bei Qualitätsmängeln

Etabliert haben sich Laufzeiten zwischen einem und drei Jahren, häufig mit stillschweigender Verlängerung um ein Jahr; für die Kündigungsfrist sind vier bis zwölf Wochen zum Quartals- oder Jahresende marktüblich. Längere Bindungen sind nicht grundsätzlich schlecht, aber nur mit sauberer Preisanpassung und funktionierendem Mängelweg — wichtiger als die Frist ist die Eskalationskette:

• Mängelmeldung schriftlich, mit Datum, Bereich, Beschreibung und möglichst Foto, dazu eine Nachbesserungsfrist von wenigen Werktagen.
• Abmahnung bei Wiederholung, mit Hinweis auf die Folgen. Sie ist in der Regel Voraussetzung, um sich auf ein Sonderkündigungsrecht zu berufen.
• Kürzung oder außerordentliche Kündigung bei fortbestehenden, erheblichen Mängeln — mit einer Definition von „erheblich“, etwa mehrfach ausgefallene Reinigungstage im Quartal.

Regeln Sie auch das Vertragsende: Schlüsselrückgabe gegen Protokoll, Zugang für den Nachfolger, letzter Leistungsnachweis. Formulierungen zur außerordentlichen Kündigung sind rechtlich sensibel — auch hier: keine Rechtsberatung.

Qualitätskontrolle: Leistungsnachweis, Objektbuch, Begehungen

Ein Vertrag, dessen Erfüllung niemand prüft, ist ein Vertrauensvertrag — und Vertrauen ist weg, sobald der Beirat ein staubiges Podest fotografiert. Drei Instrumente genügen, wenn sie im Vertrag stehen:

• Leistungsnachweis: eine Liste im Objekt oder digital, in der die Reinigung mit Datum und Kürzel dokumentiert wird. Sie belegt, wann gearbeitet wurde — und wann nicht.
• Objektbuch: Zugangsregelungen, Schlüsselnummern, Mülltermine, empfindliche Bodenbeläge, Ansprechpartner vor Ort. Wechselt die Objektkraft, entscheidet es, ob die Vertretung funktioniert.
• Begehungen: fester Turnus, etwa halbjährlich, mit der Verwaltung und auf Wunsch mit einem Beiratsmitglied, mit Protokoll und Maßnahmenliste. Das verhindert, dass Qualität schleichend absinkt.

Wer objektiver messen will, kann Stichproben mit Bewertungsschema vereinbaren. Für eine Wohnanlage mit acht Parteien ist das überdimensioniert, für dreißig Objekte kann es sich lohnen.

Häufige Fragen

Wie detailliert muss das Leistungsverzeichnis sein?

So detailliert, dass eine fremde Reinigungskraft ohne Rückfrage arbeiten könnte: jeder Bereich einzeln, mit Fläche oder Stückzahl, den Tätigkeiten und einem konkreten Intervall. „Nach Bedarf“ gehört nur dorthin, wo es wirklich gemeint ist. Ein Objektplan als Anlage macht unstrittig, welche Flächen gemeint waren.

Sind die Kosten der Treppenhausreinigung auf Mieter umlagefähig?

Die Kosten der laufenden Gebäudereinigung zählen nach der Betriebskostenverordnung grundsätzlich zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Wiederkehrende Reinigung von Treppenhaus und Gemeinschaftsflächen ist eine klassische Position, einmalige Instandsetzungsmaßnahmen nicht. Halten Sie Unterhalts-, Grundreinigung und Sonderleistungen deshalb getrennt.

Darf der Dienstleister den Preis wegen Tariferhöhungen einseitig anheben?

Nur wenn der Vertrag das vorsieht. Ohne Preisanpassungsklausel bleibt der Preis bestehen; der Anbieter kann dann nur neu verhandeln oder kündigen. Mit Klausel muss die Bezugsgröße klar benannt sein, etwa die tarifliche Lohnentwicklung im Gebäudereiniger-Handwerk, dazu Anpassungstermin und Nachweispflicht. Ob eine Formulierung wirksam ist, hängt vom Einzelfall ab.

Wie gehe ich bei anhaltend schlechter Qualität vor?

Zuerst dokumentieren: Mängel schriftlich melden, mit Datum, Bereich und möglichst Foto, dazu eine kurze Nachbesserungsfrist. Bleiben die Mängel, folgt eine ausdrückliche Abmahnung mit Hinweis auf die Konsequenzen; sie ist in der Regel die Grundlage für eine außerordentliche Kündigung. Erst danach kommen Kündigung oder Minderung der Pauschale in Betracht.

Einmalauftrag oder Wartungsvertrag — was passt für ein Objekt?

Für einmalige Aufgaben wie eine Grundreinigung nach Sanierung oder eine Fensterreinigung arbeiten wir mit Einmalauftrag und Festpreis; bei Glasreinigung im Privathaushalt etwa ab 85 Euro, bei Wintergärten ab rund 150 Euro. Für Wohnanlagen ist ein Wartungsvertrag mit fester monatlicher Pauschale sinnvoller, weil er Planbarkeit und eine feste Objektkraft ermöglicht. Alle übrigen Preise legen wir nach einem kostenlosen Vor-Ort-Termin fest.

Muss ein Reinigungsvertrag schriftlich geschlossen werden?

Formal ist ein Reinigungsvertrag auch mündlich wirksam, für eine Hausverwaltung aber untauglich: Umfang, Intervall und Preis lassen sich nicht beweisen. Sobald Kosten umgelegt werden, brauchen Sie ohnehin einen prüffähigen Nachweis — also schriftlich, mit dem Leistungsverzeichnis als Anlage.

Fragen oder Angebot?

Sie überarbeiten einen Reinigungsvertrag oder schreiben ein Objekt neu aus? Wir kommen zu Ihnen, nehmen Flächen und Bereiche auf und stellen ein positionsweises Leistungsverzeichnis mit Preisen zusammen — kostenlos und unverbindlich. Erreichbar Mo–Fr 10 bis 18 Uhr, Antwort binnen 48 Stunden (Werktag).

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