Umowa sprzątania dla zarządców nieruchomości: treść i wypowiedzenie

Treść główna

Rada nadzorcza wspólnoty zgłasza się w październiku: klatka schodowa „od miesięcy nie jest już porządnie sprzątana”, piwnica ostatnio była zamiatana wiosną, a czy okna na korytarzu wchodzą w zakres zlecenia, nikt nie wie. Zarządczyni sięga po umowę — dwa zdania: „sprzątanie obiektu w miarę potrzeby” oraz miesięczny ryczałt. Żadnej powierzchni, żadnego interwału, żadnych obszarów. Niczego nie da się w ten sposób wyegzekwować: nigdy nie zdefiniowano, co oznacza „wykonane”.

Jesteśmy Kleibrink Glas- und Gebäudereinigung GmbH z Gladbeck, firmą rodzinną od 1983 roku, obecnie prowadzoną już przez drugie pokolenie. Dużą część naszej pracy stanowią osiedla mieszkaniowe i wspólnoty mieszkaniowe, które obsługujemy na zlecenie zarządców nieruchomości w Zagłębiu Ruhry, w promieniu około 50 kilometrów od Gladbeck, między innymi w Gelsenkirchen i Recklinghausen. Mętne umowy są problemem naszej branży, nie zarządców: kto pisze „w miarę potrzeby”, zapewnia sobie pole manewru.

Ten artykuł pokazuje, co powinno znaleźć się w umowie sprzątania dla zarządców nieruchomości i wspólnot mieszkaniowych: zestawienie usług, rozliczanie sprzątania bieżącego i gruntownego, norma DIN 77400, dostosowanie cen, okres obowiązywania i wypowiedzenie, kontrola jakości. Gotowych klauzul do przepisania tu Państwo nie znajdą, a tekst nie zastępuje porady prawnej — w razie wątpliwości projekty umów należy skonsultować z prawnikiem.

Dlaczego zestawienie usług jest najważniejszą częścią umowy

Sama umowa reguluje kwestie formalne. Wartość tkwi w zestawieniu usług jako załączniku, który dla każdej pozycji odpowiada na trzy pytania: jaka powierzchnia, jaki zakres, jaki interwał. To, czego tam nie ma, nie jest zlecone; to, co jest tam podane w przybliżeniu, będzie wykonywane w przybliżeniu. Do tego dochodzi reguła dotycząca dni sprzątania przypadających na święta. Typowe pozycje:

• Klatka schodowa: mycie na mokro biegów i spoczników, poręczy, drzwi mieszkań od zewnątrz, wyłączników światła — z podaniem liczby kondygnacji i powierzchni, zazwyczaj 1–2 razy w tygodniu (obowiązek i zakres).
• Wejście: wiatrołap, wycieraczki, skrzynki pocztowe, szyby drzwi wejściowych — z reguły krótszy interwał niż na piętrach.
• Piwnica, pralnia, suszarnia: zamiatanie i mycie, pajęczyny, studzienki doświetlające, odpływy — raz w miesiącu do raz na kwartał.
• Winda: podłoga kabiny, lustra, stal nierdzewna, prowadnice drzwi — po stanie prowadnic widać staranność.
• Powierzchnie szklane: okna klatki schodowej od wewnątrz i na zewnątrz, świetliki, przeszklenia drzwi — należy wykazać osobno, ponieważ mycie okien jest kalkulowane inaczej.
• Tereny zewnętrzne: dojścia, podwórze, miejsce na pojemniki na śmieci, liście, kosze na papier — wraz z jasnym określeniem, czy zimowe utrzymanie i pielęgnacja zieleni są wliczone.

Ważny jest podział rodzajów usług: sprzątanie bieżące utrzymuje stan w stałym interwale (sprzątanie bieżące wyjaśnione), natomiast sprzątanie gruntowne to głęboka ingerencja. Zgodnie z rozporządzeniem o kosztach eksploatacyjnych koszty bieżącego sprzątania budynku co do zasady mogą być przenoszone na najemców — regularne sprzątanie klatki schodowej to klasyczna pozycja tego typu — natomiast jednorazowe prace naprawcze już nie. We wspólnym ryczałcie takie rozliczenie staje się podważalne.

Co powinno znaleźć się w każdej umowie sprzątania

Ta lista służy jako siatka kontrolna do sprawdzenia projektu umowy. Zestawienie usług, plan obiektu, arkusz cenowy i potwierdzenie ubezpieczenia powinny być wyraźnie wymienione jako część składowa umowy.

• Strony i obiekt: dokładne oznaczenie wspólnoty mieszkaniowej, przy kilku budynkach każdy numer domu osobno.
• Uprawnienie do reprezentacji: kto może zlecać usługi dodatkowe — tylko zarządca czy również rada nadzorcza? W przeciwnym razie ustne dodatkowe zlecenia trafiają do rozliczenia jako sporne pozycje.
• Wynagrodzenie i materiały: ryczałt netto plus podatek VAT, termin płatności, stawka godzinowa za prace dodatkowe; do tego kwestia, kto zapewnia środki czystości, urządzenia i przyłącza oraz czy istnieje pomieszczenie gospodarcze.
• Ubezpieczenie OC działalności: potwierdzenie z wystarczającymi sumami ubezpieczenia dla szkód osobowych, rzeczowych i majątkowych, w tym utraty kluczy. Jesteśmy w pełni ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej; potwierdzenie na życzenie.
• Klucze: protokołowane przekazanie (liczba, oznaczenie, data, podpis), przechowywanie oddzielnie od adresu obiektu, natychmiastowy obowiązek zgłoszenia w razie zagubienia.
• Personel i zastępstwo w razie choroby: stały pracownik przypisany do obiektu, wyznaczone zastępstwo, czas reakcji w razie nieobecności. U nas pracują pracownicy zatrudnieni na stałe za wynagrodzeniem taryfowym, bez podwykonawców.
• Ochrona danych: zobowiązanie usługodawcy do poufności i przeszkolony personel; przy danych zarządcy należy sprawdzić konieczność umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Osoba kontaktowa: po jednym kontakcie i terminie reakcji na reklamacje. Jesteśmy dostępni od poniedziałku do piątku w godzinach 10–18.

DIN 77400 i co reguluje dla szkół i innych obiektów

DIN 77400 to norma dla usług sprzątania w budynkach szkolnych. Nie jest to obowiązek ustawowy, ale jest regularnie przyjmowana jako podstawa w przetargach publicznych zamawiających. Jej zaletą jest systematyka: porządkuje pomieszczenia w grupy użytkowe — sale lekcyjne, pomieszczenia sanitarne, ciągi komunikacyjne, sale sportowe, administracja — i przypisuje każdej grupie rodzaje sprzątania oraz interwały; dodatkowo reguluje zapewnienie jakości, higienę i dokumentację.

Jako model myślowy sprawdza się również poza szkołami: zamiast „sprzątanie klatki schodowej” piszą Państwo w odniesieniu do sposobu użytkowania — ciągi komunikacyjne częściej, powierzchnie poboczne rzadziej, pomieszczenia sanitarne z własną wytyczną. Kto obsługuje żłobki, gabinety lub jednostki gospodarcze, powinien rozważyć odniesienie się do tej normy — ale nie schematycznie: należy wskazać, które elementy się przejmuje, i dołączyć listę grup pomieszczeń.

Dostosowanie cen, płaca minimalna i podwyżki taryfowe w umowie

Sprzątanie budynków jest branżą pracochłonną, a wynagrodzenia stanowią dominujący blok kosztów. Ogólnokrajowy układ zbiorowy dla branży usług czystościowych przewiduje regularnie rosnące minimalne stawki godzinowe, a te podwyżki są powszechnie obowiązujące. Wieloletnie umowy ze sztywną ceną ryczałtową kończą się więc w jeden z dwóch sposobów: usługodawca wypowiada umowę albo po cichu ogranicza zakres usług.

Na rynku spotyka się dwa modele. Klauzula waloryzacyjna wiąże cenę z określonym wskaźnikiem odniesienia, najczęściej z rozwojem stawek taryfowych w branży usług czystościowych lub z płacą minimalną; gdy wskaźnik rośnie, cena rośnie o udział kosztów pracy w kalkulacji. Klauzula negocjacyjna przewiduje zamiast tego rozmowy przy zmianie wskaźnika odniesienia, a w razie braku porozumienia — prawo do wypowiedzenia umowy. To, co takie klauzule mogą zawierać, jest kwestią prawnie wymagającą — przy umowach ze wspólnotą mieszkaniową (WEG) warto skonsultować się z prawnikiem.

• Wskaźnik odniesienia należy określić konkretnie, a nie tylko jako „w przypadku wzrostu kosztów”; ustalić termin dostosowania i okres wcześniejszego powiadomienia, na przykład raz w roku z ośmiotygodniowym wyprzedzeniem.
• Wymagać dowodu: odniesienia do publikacji taryfowej zamiast samego twierdzenia; a także sprawdzić symetrię — jeśli wskaźnik odniesienia spada, cena również powinna spaść.
• Rząd wielkości: stawki godzinowe w branży wynoszą często między 36 a 48 euro brutto (netto 30 i 40 euro) (łącznie z 19% podatkiem VAT) — to orientacja rynkowa, a nie oferta.

Okres obowiązywania, wypowiedzenie i prawo do nadzwyczajnego wypowiedzenia w przypadku wad jakościowych

Utrwaliły się okresy obowiązywania umowy od jednego do trzech lat, często z milczącym przedłużeniem o kolejny rok; standardowy na rynku okres wypowiedzenia wynosi od czterech do dwunastu tygodni na koniec kwartału lub roku. Dłuższe związanie umową nie jest z zasady złe, ale tylko przy przejrzystej klauzuli waloryzacyjnej i sprawnie działającej ścieżce zgłaszania usterek — ważniejszy od terminu wypowiedzenia jest łańcuch eskalacji:

• Zgłoszenie usterki w formie pisemnej, z datą, obszarem, opisem i najlepiej zdjęciem, wraz z terminem na usunięcie usterki wynoszącym kilka dni roboczych.
• Upomnienie w przypadku powtórzenia się usterki, ze wskazaniem konsekwencji. Zazwyczaj jest ono warunkiem powołania się na prawo do nadzwyczajnego wypowiedzenia.
• Obniżenie wynagrodzenia lub nadzwyczajne wypowiedzenie umowy w przypadku utrzymujących się, istotnych usterek — z definicją pojęcia „istotny”, na przykład wielokrotnie niewykonane dni sprzątania w danym kwartale.

Uregulujcie Państwo także zakończenie umowy: zwrot kluczy za protokołem, dostęp dla następcy, ostatni protokół wykonania usług. Sformułowania dotyczące nadzwyczajnego wypowiedzenia są prawnie delikatne — i tu również: to nie jest porada prawna.

Kontrola jakości: protokół wykonania usług, książka obiektu, przeglądy

Umowa, której wykonania nikt nie sprawdza, jest umową opartą na zaufaniu — a zaufanie znika, gdy tylko rada nadzorcza wykona zdjęcie zakurzonego spocznika. Wystarczą trzy narzędzia, jeśli zostaną zapisane w umowie:

• Protokół wykonania usług: lista prowadzona w obiekcie lub cyfrowo, w której sprzątanie jest dokumentowane z datą i skrótem osoby wykonującej. Potwierdza ona, kiedy praca została wykonana — a kiedy nie.
• Książka obiektu: zasady dostępu, numery kluczy, terminy wywozu śmieci, delikatne wykładziny podłogowe, osoby kontaktowe na miejscu. Gdy zmienia się pracownik obsługujący obiekt, to właśnie ona decyduje, czy zastępstwo zadziała.
• Przeglądy: stały cykl, na przykład co pół roku, z zarządem oraz na życzenie z członkiem rady nadzorczej, z protokołem i listą działań. Zapobiega to stopniowemu obniżaniu się jakości.

Kto chce mierzyć bardziej obiektywnie, może ustalić wyrywkowe kontrole z systemem oceny. Dla wspólnoty mieszkaniowej z ośmioma lokalami jest to rozwiązanie przewymiarowane, przy trzydziestu obiektach może się jednak opłacić.

Często zadawane pytania

Jak szczegółowy musi być wykaz usług?

Na tyle szczegółowy, aby obca ekipa sprzątająca mogła pracować bez dodatkowych pytań: każdy obszar osobno, z podaniem powierzchni lub liczby sztuk, czynnościami i konkretnym interwałem. Sformułowanie „w razie potrzeby“ powinno pojawić się tylko tam, gdzie rzeczywiście jest to zamierzone. Plan obiektu jako załącznik pozwala jednoznacznie ustalić, o które powierzchnie chodzi.

Czy koszty sprzątania klatki schodowej można przenieść na najemców?

Koszty bieżącego sprzątania budynku zgodnie z rozporządzeniem o kosztach eksploatacyjnych (Betriebskostenverordnung) z zasady zaliczają się do kosztów eksploatacyjnych podlegających rozliczeniu, o ile umowa najmu przewiduje takie rozliczenie. Regularne sprzątanie klatki schodowej i powierzchni wspólnych to klasyczna pozycja, jednorazowe prace remontowe — już nie. Dlatego należy prowadzić osobno sprzątanie bieżące, sprzątanie gruntowne oraz usługi specjalne.

Czy usługodawca może jednostronnie podnieść cenę z powodu podwyżek taryfowych?

Tylko jeśli przewiduje to umowa. Bez klauzuli waloryzacyjnej cena pozostaje niezmieniona; usługodawca może wówczas jedynie renegocjować warunki albo wypowiedzieć umowę. Przy istnieniu klauzuli wskaźnik odniesienia musi być jasno określony, na przykład jako rozwój stawek taryfowych w branży usług czystościowych, wraz z terminem dostosowania i obowiązkiem przedstawienia dowodu. To, czy dane sformułowanie jest skuteczne, zależy od konkretnego przypadku.

Jak postępować w przypadku utrzymującej się niskiej jakości usług?

Najpierw należy udokumentować: zgłosić usterki na piśmie, z datą, obszarem i najlepiej zdjęciem, wraz z krótkim terminem na ich usunięcie. Jeśli usterki się utrzymują, następuje wyraźne upomnienie ze wskazaniem konsekwencji; zazwyczaj stanowi ono podstawę do nadzwyczajnego wypowiedzenia umowy. Dopiero po tym można rozważyć wypowiedzenie lub obniżenie ryczałtu.

Zlecenie jednorazowe czy umowa serwisowa — co pasuje do danego obiektu?

W przypadku zadań jednorazowych, takich jak sprzątanie gruntowne po remoncie czy mycie okien, pracujemy w formie zlecenia jednorazowego z ceną ryczałtową; przy myciu szyb w gospodarstwie prywatnym od około 85 euro, przy ogrodach zimowych od około 150 euro. Dla wspólnot mieszkaniowych bardziej sensowna jest umowa serwisowa ze stałym miesięcznym ryczałtem, ponieważ zapewnia przewidywalność oraz stałego pracownika przypisanego do obiektu. Wszystkie pozostałe ceny ustalamy po bezpłatnej wizji lokalnej.

Czy umowa o sprzątanie musi zostać zawarta na piśmie?

Formalnie umowa o sprzątanie jest ważna również w formie ustnej, jednak dla zarządcy nieruchomości jest to rozwiązanie nieodpowiednie: zakresu, częstotliwości i ceny nie da się udowodnić. Gdy tylko koszty mają być rozliczane, i tak potrzebny jest dowód nadający się do weryfikacji — a więc forma pisemna, z wykazem usług jako załącznikiem.

Pytania lub oferta?

Aktualizują Państwo umowę o sprzątanie lub ogłaszają nowy przetarg na obiekt? Przyjedziemy do Państwa, zmierzymy powierzchnie i obszary oraz przygotujemy szczegółowy wykaz usług z cenami — bezpłatnie i bez zobowiązań. Dostępni pon.–pt. w godz. 10–18, odpowiedź w ciągu 48 godzin (dzień roboczy).

Telefon 02043 41100 Wyślij e-mail