Contrato de limpieza para administraciones de comunidades de propietarios: contenido y resolución

Contenido principal

El consejo de administración se pone en contacto en octubre: la escalera no se ha „limpiado correctamente desde hace meses”, el sótano se barrió por última vez en primavera y nadie sabe si las ventanas del pasillo están incluidas en el encargo. La administradora saca el contrato: dos frases: „Limpieza del inmueble según necesidad” y una tarifa mensual fija. Sin superficie, sin frecuencia, sin zonas. Con eso no se puede exigir nada: nunca se definió lo que significa „entregado”.

Somos Kleibrink Glas- und Gebäudereinigung GmbH, de Gladbeck, empresa familiar desde 1983, hoy en su segunda generación. Gran parte de nuestro trabajo son comunidades de propietarios y WEG, que gestionamos para administraciones en la región del Ruhr, en un radio de unos 50 kilómetros alrededor de Gladbeck, por ejemplo en Gelsenkirchen y Recklinghausen. Los contratos vagos son un problema de nuestro sector, no de las administraciones: quien escribe „según necesidad” se deja un margen de maniobra.

Este artículo muestra lo que debe incluir un contrato de limpieza para administraciones de comunidades de propietarios y WEG: lista de servicios, reparto de costes de limpieza de mantenimiento y limpieza profunda, DIN 77400, ajuste de precios, duración y resolución, control de calidad. Aquí no encontrará cláusulas para copiar, y el texto no sustituye a un asesoramiento jurídico: en caso de duda, haga revisar los borradores por un abogado.

Por qué la lista de servicios es la parte más importante

El marco contractual regula las formalidades. El valor está en la lista de servicios como anexo, que responde posición a posición a tres preguntas: qué superficie, qué alcance, qué frecuencia. Lo que no está allí no está encargado; lo que está de forma aproximada se ejecuta de forma aproximada. A ello debe incluirse una regla para los días de limpieza en festivos. Partidas típicas:

• Escalera: fregado húmedo de tramos y descansos, barandillas, puertas de los pisos por el exterior, interruptores de luz — con número de plantas y superficie, habitual 1× a 2× por semana (obligación y alcance).
• Zona de entrada: vestíbulo, alfombrillas, buzones, cristal de la puerta principal — generalmente con frecuencia mayor que las plantas.
• Sótano, lavandería, secadero: barrer y fregar, telarañas, pozos de luz, sumideros — de mensual a trimestral.
• Ascensor: suelo de la cabina, espejos, acero inoxidable, guías de las puertas — en las guías se nota el cuidado.
• Superficies de vidrio: ventanas de la escalera por el interior y el exterior, cúpulas de luz, acristalamiento de las puertas — desglosar por separado, porque la limpieza de cristales se calcula de forma diferente.
• Zonas exteriores: accesos, patio, zona de contenedores, hojas secas, papeleras — junto con la aclaración de si el servicio de invierno y el mantenimiento de zonas verdes están incluidos.

Es importante la separación de los tipos de servicio: la limpieza de mantenimiento conserva el estado en un intervalo fijo (limpieza de mantenimiento explicada), la limpieza profunda es la intervención a fondo. Según el Reglamento de costes de explotación, los costes de la limpieza de edificios en curso son en principio repercutibles — la limpieza periódica de escaleras es una partida clásica —, mientras que las medidas de reparación puntuales no lo son. En una tarifa global conjunta, la liquidación se vuelve impugnable.

Lo que debe incluir todo contrato de limpieza

Esta lista sirve como lista de verificación sobre un borrador. La relación de servicios, el plano del inmueble, la hoja de precios y el certificado de seguro deben designarse expresamente como parte del contrato.

• Partes y objeto: designación exacta de la comunidad de propietarios; en caso de varios edificios, cada número de edificio por separado.
• Facultad de representación: quién puede encargar servicios adicionales — ¿solo la administración o también el consejo consultivo? De lo contrario, los encargos verbales acaban como partidas en disputa en la liquidación.
• Remuneración y materiales: tarifa global neta más IVA, plazo de pago, tarifa horaria para trabajos adicionales; además, la cuestión de quién aporta los productos, los equipos y las conexiones, y si existe un cuarto de limpieza.
• Seguro de responsabilidad civil: certificado con sumas de cobertura suficientes para daños a personas, bienes y patrimoniales, incluida la pérdida de llaves. Contamos con un seguro de responsabilidad civil completo; certificado disponible bajo solicitud.
• Llaves: protocolizar la entrega (cantidad, designación, fecha, firma), almacenamiento separado de la dirección del inmueble, obligación de notificación inmediata en caso de pérdida.
• Personal y sustitución en caso de enfermedad: operario fijo del inmueble, sustituto designado, tiempo de reacción ante una baja. En nuestra empresa trabajan empleados fijos con salario según convenio, sin subcontratistas.
• Protección de datos: exigir al proveedor la confidencialidad y personal instruido; en caso de datos de la administración, verificar si procede un encargo de tratamiento de datos.
• Persona de contacto: un contacto y un plazo de respuesta ante defectos. Estamos disponibles de lunes a viernes de 10:00 a 18:00 h.

DIN 77400 y lo que regula para escuelas y otros edificios

La DIN 77400 es la norma para servicios de limpieza en edificios escolares. No es una obligación legal, pero los poderes adjudicadores públicos la utilizan regularmente como base en sus licitaciones. Su ventaja es la sistematicidad: clasifica los espacios en grupos de uso — aulas, zonas sanitarias, áreas de tránsito, pabellones deportivos, administración — y asigna a cada grupo tipos de limpieza e intervalos; además, regula el aseguramiento de la calidad, la higiene y la documentación.

Como modelo de pensamiento también sirve fuera de las escuelas: en lugar de „limpiar la escalera” escriba en función del uso — áreas de tránsito con mayor frecuencia, áreas secundarias con menor frecuencia, baños con especificación propia. Quien gestione guarderías, consultas o unidades comerciales debería considerar su aplicación — pero no de forma generalizada: especifique qué partes asume y adjunte la lista de grupos de espacios.

Ajuste de precios, salario mínimo y aumentos tarifarios en el contrato

La limpieza de edificios es intensiva en mano de obra; el salario es el bloque de costes dominante. El convenio colectivo marco para el oficio de limpieza de edificios prevé regularmente salarios mínimos por hora en aumento, y estos aumentos son de aplicación general. Los contratos plurianuales con precio fijo rígido terminan así: el proveedor rescinde o reduce silenciosamente el servicio.

Lo habitual en el mercado son dos modelos. Una cláusula de ajuste de precios vincula el precio a un índice de referencia designado, generalmente la evolución salarial del convenio colectivo del oficio de limpieza de edificios o el salario mínimo; si este sube, el precio sube en la cuantía del componente salarial del presupuesto. Una cláusula de negociación prevé en su lugar conversaciones en caso de cambio del índice de referencia, y en caso de no llegar a un acuerdo, un derecho de rescisión. Lo que estas cláusulas pueden incluir es jurídicamente complejo — en contratos con una comunidad de propietarios conviene que un abogado lo revise.

• Designar el índice de referencia de forma concreta, no solo „en caso de aumento de costes”; fijar la fecha de ajuste y el plazo de preaviso, por ejemplo, anualmente con ocho semanas de antelación.
• Exigir justificación: referencia a la publicación del convenio en lugar de una afirmación; y verificar la simetría — si el índice de referencia baja, el precio baja.
• En cuanto al orden de magnitud: las tarifas horarias en el sector suelen situarse aproximadamente entre 36 y 48 euros brutos (30 y 40 euros netos, incluido el 19 % de IVA) — orientación de mercado, no una oferta.

Duración, rescisión y derecho de rescisión extraordinaria por defectos de calidad

Se han consolidado plazos de duración entre uno y tres años, frecuentemente con prórroga tácita de un año; para el plazo de preaviso, cuatro a doce semanas al final del trimestre o del año son lo habitual en el mercado. Los contratos de mayor duración no son necesariamente negativos, pero solo con una revisión de precios clara y un procedimiento de reclamaciones que funcione — más importante que el plazo es la cadena de escalación:

• Notificación de defectos por escrito, con fecha, zona, descripción y, si es posible, fotografía, además de un plazo de subsanación de pocos días laborables.
• Amonestación en caso de reincidencia, con indicación de las consecuencias. Por lo general, es un requisito previo para invocar un derecho de resolución extraordinaria.
• Deducción o resolución extraordinaria ante defectos graves y persistentes — con una definición de „grave”, por ejemplo, varios días de limpieza no realizados en el trimestre.

Regulen también el fin del contrato: devolución de llaves con acta, acceso para el sucesor, última justificación de la prestación. Las formulaciones sobre la resolución extraordinaria son jurídicamente delicadas — también aquí: no constituye asesoramiento legal.

Control de calidad: justificación de la prestación, libro del inmueble, inspecciones

Un contrato cuyo cumplimiento nadie verifica es un contrato de confianza — y la confianza se pierde en cuanto el consejo de propietarios fotografía un pedestal cubierto de polvo. Tres instrumentos son suficientes si figuran en el contrato:

• Justificación de la prestación: una lista en el inmueble o digital, en la que se documenta la limpieza con fecha y abreviatura. Acredita cuándo se trabajó — y cuándo no.
• Libro del inmueble: normas de acceso, números de llaves, días de retirada de basura, pavimentos delicados, persona de contacto en el lugar. Si cambia la persona encargada, el libro determina si la sustitución funciona.
• Inspecciones: periodicidad fija, por ejemplo semestral, con la administración y, si se desea, con un miembro del consejo de propietarios, con acta y lista de medidas. Esto evita que la calidad degrade progresivamente.

Quien quiera medir de forma más objetiva puede acordar muestreos con un esquema de evaluación. Para una comunidad de propietarios con ocho viviendas, eso es excesivo; para treinta inmuebles, puede merecer la pena.

Preguntas frecuentes

¿Qué nivel de detalle debe tener el cuadro de prestaciones?

Tan detallado que una persona de limpieza externa podría trabajar sin hacer preguntas: cada zona por separado, con la superficie o la cantidad de unidades, las tareas y un intervalo concreto. „Según necesidad“ solo debe aparecer donde realmente se pretenda. Un plano del edificio como anexo deja sin lugar a dudas qué superficies se pretendían.

¿Se pueden repercutir a los inquilinos los costes de la limpieza de la escalera?

Los costes de la limpieza regular del edificio se consideran, según el Reglamento de gastos de comunidad, gastos de explotación imputables en principio, siempre que el contrato de arrendamiento lo prevea. La limpieza periódica de la escalera y de las zonas comunes es una partida clásica; las medidas de reparación puntuales, no. Por eso, mantenga separadas la limpieza de mantenimiento, la limpieza profunda y los servicios especiales.

¿Puede el prestador de servicios aumentar unilateralmente el precio por subidas salariales?

Solo si el contrato lo prevé. Sin cláusula de ajuste de precios, el precio se mantiene; el prestador solo puede renegociar o resolver el contrato. Con cláusula, debe designarse claramente el índice de referencia, por ejemplo la evolución salarial del convenio colectivo del gremio de limpieza de edificios, además de la fecha de ajuste y la obligación de justificación. Si una redacción es válida depende del caso concreto.

¿Qué hago ante una calidad deficiente persistente?

Primero, documentar: comunicar los defectos por escrito, con fecha, zona y, si es posible, fotografía, y fijar un breve plazo de subsanación. Si los defectos persisten, se emite una advertencia formal con indicación de las consecuencias; por lo general, esta constituye la base para una resolución extraordinaria del contrato. Solo entonces se plantean la resolución o la reducción de la tarifa fija.

¿Encargo puntual o contrato de mantenimiento: qué conviene para un edificio?

Para tareas puntuales como una limpieza profunda tras una reforma o una limpieza de ventanas trabajamos con encargo puntual y precio fijo; la limpieza de cristales en vivienda particular desde unos 85 euros, los jardines de invierno desde unos 150 euros. Para comunidades de viviendas, un contrato de mantenimiento con tarifa mensual fija es más conveniente, ya que permite la planificación y una persona asignada al edificio. Todos los demás precios los fijamos tras una visita in situ gratuita.

¿Debe formalizarse por escrito un contrato de limpieza?

Formalmente, un contrato de limpieza también es válido de forma verbal, pero para una administración de fincas resulta insuficiente: el alcance, el intervalo y el precio no pueden acreditarse. En cuanto se repercutan costes, se necesita de todos modos una justificación verificable, es decir, por escrito, con el listado de servicios como anexo.

¿Preguntas o presupuesto?

¿Está revisando un contrato de limpieza o licitando un edificio? Nos desplazamos a su ubicación, levantamos las superficies y zonas y elaboramos un listado de servicios por partidas con precios, sin coste y sin compromiso. Disponibles de lunes a viernes de 10:00 a 18:00 h, respuesta en un plazo de 48 horas (día laborable).

Teléfono 02043 41100 Enviar correo electrónico