Sprzątanie kancelarii — dyskretnie i z zaufaniem
W kancelarii poufność leży na każdym biurku. Akta mandantów, pisma procesowe, umowy, dokumenty podatkowe, ekspertyzy — wrażliwe dokumenty należą do codziennej pracy adwokatów, notariuszy, doradców podatkowych i biegłych rewidentów. Firma sprzątająca, która pracuje w tych pomieszczeniach, musi opanować jedno: absolutną dyskrecję. Kleibrink GmbH sprząta kancelarie w Zagłębiu Ruhry od 1983 roku — z wieloletnimi zespołami, deklaracją poufności oraz zarządzaniem kluczami, na którym mogą Państwo polegać.
Problem
Sprzątanie kancelarii to sprawa zaufania. Osoba, która wieczorem przechadza się po pomieszczeniach, ma dostęp do dokumentów objętych adwokacką tajemnicą zawodową, do aktów notarialnych, do sprawozdań finansowych przed ich publikacją, do dossier fuzji i przejęć. Sam zawód jest zobowiązany do zachowania tajemnicy (§ 43a BRAO, § 57 StBerG, § 18 BNotO) — a obowiązek ten przenosi się na wszystkich usługodawców wchodzących do tych pomieszczeń.
Wiele kancelarii ma za sobą negatywne doświadczenia właśnie w tym zakresie: firmy sprzątające, które pracują z podwykonawcami i co tydzień zmieniają personel. Osoby sprzątające, które bez nadzoru przesuwają akta, żeby móc “lepiej wytrzeć powierzchnię”. Klucze, które trafiają w trzecie ręce. Otwarte biurka następnego ranka. To nie są drobiazgi — to ryzyka odpowiedzialności, a w najgorszym razie problemy natury zawodowej. Dochodzi do tego drugi, często pomijany aspekt: w kancelarii nie tylko się pracuje, ale również przyjmuje gości. Mandanci, strony przeciwne, biegli, klienci notariusza, rzeczoznawcy — publiczność jest bardziej wymagająca niż w zwykłym biurze. Osoba płacąca 350 euro za godzinę oczekuje recepcji, w której szklane drzwi są bez smug, skórzane fotele bez kurzu, a stół konferencyjny lśni. I zauważa, jeśli tak nie jest — nawet jeśli nigdy nic nie powie. Dochodzą do tego wymagania reprezentacyjne: recepcja, sala posiedzeń, biblioteka i meble tapicerowane muszą odzwierciedlać standard, jakiego oczekują mandanci płacący sześciocyfrowe honoraria.
Nasze rozwiązanie
Kleibrink odpowiada na szczególne wymagania kancelarii: stałe zespoły, które przez lata pracują w tych samych pomieszczeniach i znają procesy. Każdy pracownik podpisuje deklarację poufności, dostosowaną do wymogów Państwa kodeksu zawodowego. Nie dotykamy akt, nie przesuwamy dokumentów na biurkach — sprzątamy dookoła stanowisk pracy. Kosze na papier są opróżniane, ich zawartość nie jest sprawdzana.
Zarządzanie kluczami odbywa się za pośrednictwem kierownika obiektu, a nie zmieniających się infolinii. Klucze są przekazywane protokolarnie, przy zmianach personelu wymiana jest dokumentowana — a gdyby kiedykolwiek doszło do konieczności wymiany zamka, dysponujemy ubezpieczeniem, które to pokrywa. Sprzątanie odbywa się zazwyczaj wieczorem między 18 a 22, w przypadku wrażliwych dużych kancelarii również rano między 6 a 8. W obu przypadkach nasze zespoły opuszczają budynek przed pierwszym spotkaniem z mandantem.
Reprezentacyjną stronę sprzątania kancelarii traktujemy równie poważnie jak stronę poufną. Recepcja i sale posiedzeń są sprzątane według własnego, wyższego standardu niż wewnętrzne biura: szklane powierzchnie bez smug, zadbane meble skórzane, czyszczenie tapicerki w rytmie kwartalnym lub półrocznym, głębokie czyszczenie dywanów raz w roku lub w miarę potrzeb. Kwiaty i rośliny mogą — na życzenie — zostać włączone do rutyny pielęgnacyjnej. W kancelariach z własnym parkingiem dla mandantów przejmujemy na życzenie również pielęgnację zewnętrzną strefy wejściowej: sprzątanie chodników, kosze na śmieci, w razie potrzeby zimowe utrzymanie we współpracy. Wszystko z jednej ręki, od tego samego kierownika obiektu — to ogranicza liczbę punktów styku i nieporozumień.
Zakres usług
Biura adwokackie
Biurka, regały, powierzchnie podłogowe — bez dotykania akt. Kosze na papier są opróżniane, zawartość pozostaje nietknięta.
Sale posiedzeń
Stoły konferencyjne, tapicerowane krzesła, tablice, pulpity techniczne — reprezentacyjna pielęgnacja na potrzeby spotkań z mandantami i negocjacji.
Biblioteka kancelaryjna
Ostrożne odkurzanie regałów i grzbietów segregatorów, bez zmiany układu biblioteki.
Recepcja i tapicerka
Lada recepcyjna, meble skórzane, czyszczenie tapicerki, pielęgnacja dywanów — pierwsze wrażenie Państwa mandantów.
Kuchnia i sanitariaty
Higieniczne codzienne sprzątanie, uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych (ręczniki, mydło, papier toaletowy) na życzenie w cenie.
Zarządzanie kluczami
Udokumentowane przekazanie, prowadzona na piśmie lista kluczy, ochrona ubezpieczeniowa na wyjątkowy przypadek.
Dla kogo
Nasze sprzątanie kancelarii jest dostosowane do wymagań zawodów doradztwa prawnego i rewizji finansowej. Typowymi zleceniodawcami są kancelarie jednoosobowe i małe (od 1 do 5 adwokatów) prowadzące klasyczne sprawy z zakresu prawa cywilnego, karnego, pracy lub rodzinnego, poszukujące niezawodnego rytmu sprzątania, bez zbyt wielu zmieniających się twarzy.
Do naszego grona klientów należą również średnie kancelarie butikowe o specjalizacji (prawo IT, fuzje i przejęcia, prawo medyczne, prawo ubezpieczeniowe, ochrona własności przemysłowej) — tutaj łączymy sprzątanie biur z reprezentacyjną pielęgnacją strefy recepcji. Duże kancelarie i zrzeszenia doceniają przede wszystkim stałe zespoły oraz możliwość sprzątania również w soboty i dni pomostowe. Kancelarie notarialne z kolei korzystają z udokumentowanego przekazywania kluczy oraz dyskrecji przy zbiorach aktów notarialnych. Do tego dochodzą także kancelarie doradców podatkowych i biegłych rewidentów, które w sezonie wzmożonym (bilans roczny, terminy deklaracji podatkowych) oczekują szczególnej ostrożności wobec bieżących prac na biurkach. Zwłaszcza w kancelariach podatkowych biurka między lutym a lipcem są zasypane dokumentami mandantów — tutaj trzeba pracować jeszcze ostrożniej niż zwykle i nie przesunąć ani jednego dokumentu.
Szczególną grupą wśród naszych klientów kancelaryjnych są kancelarie notarialne: tu do adwokackiej tajemnicy zawodowej dochodzą szczególne wymagania dotyczące zbioru aktów, przechowywania i dostępu do archiwum. Pomieszczenia notariatów historycznie organizowaliśmy często z ograniczeniami dostępu — do archiwum albo w ogóle się nie wchodzi (sprzątanie tylko w towarzystwie personelu notariatu), albo tylko w ściśle określonym, bardzo wąskim zakresie usług. Sale do sporządzania aktów natomiast należą do codziennej rutyny i są pielęgnowane wysoce reprezentacyjnie, tak jak strefy dla mandantów.
Państwa korzyści
- Deklaracja poufności personelu. Każdy pracownik jest pisemnie zobowiązany do zachowania poufności — na życzenie po przedłożeniu Państwa własnej umowy kancelaryjnej.
- Wieloletnie zespoły, żadnych zmieniających się twarzy. Nasza fluktuacja jest niska — wiele naszych osób sprzątających pracuje dla Kleibrink od ponad dziesięciu lat. Oznacza to: te same osoby, wciąż na nowo.
- Sprzątanie poza godzinami pracy kancelarii. Wieczorem lub rano — nigdy w trakcie obsługi mandantów. Dyskretnie, cicho, niepostrzeżenie.
- Brak dostępu do akt czy biurek. Sprzątamy dookoła stanowisk pracy, nie przesuwając dokumentów. Jasne polecenie dla zespołu.
- Zarządzanie kluczami z ochroną ubezpieczeniową. Protokołowane przekazanie, ubezpieczenie kluczy — gdyby jednak coś się zdarzyło, są Państwo zabezpieczeni.
- Jeden stały opiekun. Kierownik obiektu jest osobiście dostępny, nie tylko przez system zgłoszeń. W przypadku prac specjalnych lub krótkoterminowych zmian reagujemy w ciągu kilku godzin.
Jak to przebiega
- Pierwszy kontakt. Dzwonią Państwo lub piszą. Już podczas pierwszej rozmowy ustalamy wymagania dotyczące poufności oraz okno czasowe pracy (wieczorem lub rano).
- Wizja lokalna poza godzinami obsługi mandantów. Oglądamy pomieszczenia po zakończeniu pracy lub wczesnym rankiem — bez zakłócania pracy mandantów czy pracowników.
- Oferta z umową o poufności. Otrzymują Państwo zestawienie usług ze stałą ceną oraz deklarację poufności do przedłożenia — albo podpisujemy Państwa własną.
- Start z przekazaniem kluczy i przedstawieniem zespołu. Poznają Państwo osobiście kierownika obiektu oraz zespół sprzątający. Klucze są przekazywane w sposób udokumentowany, pierwsze sprzątanie odbywa się pod nadzorem instruktażowym.
Często zadawane pytania
Czy Państwa personel podpisuje deklarację poufności?
Tak, każda osoba sprzątająca zatrudniona w kancelarii podpisuje deklarację poufności. Na życzenie stosujemy Państwa własny wzór — wiele kancelarii posiada własne NDA, dostosowane do tajemnicy zawodowej wynikającej z BRAO.
Jak zapewniają Państwo, że akta nie są dotykane?
Jasne polecenie: sprzątamy dookoła biurek, regałów i stosów akt. Kosze na papier są opróżniane, zawartość nie jest sprawdzana ani przeszukiwana. To polecenie jest częścią instruktażu i jest wyrywkowo kontrolowane przez kierownika obiektu.
Kiedy Państwo sprzątają — rano czy wieczorem?
Możliwe jest jedno i drugie. Częstszy przypadek: wieczorem między 18 a 22. Duże kancelarie o długich godzinach pracy często preferują sprzątanie poranne między 6 a 8. Dostosowujemy się do rytmu pracy Państwa kancelarii.
Czy posiadają Państwo ubezpieczenie kluczy?
Tak. Nasze ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obejmuje ubezpieczenie kluczy, które pokrywa również koszty kompletnej wymiany systemu zamków. Zaświadczenia przedkładamy na życzenie.
Czy mogą Państwo pielęgnować również meble tapicerowane i dywany?
Tak. Gruntowne czyszczenie mebli tapicerowanych (foteli skórzanych, krzeseł konferencyjnych) oraz czyszczenie dywanów oferujemy jako usługę specjalną — typowo raz w roku, przy intensywnie uczęszczanych strefach recepcji również co pół roku.
Co dzieje się przy zmianie personelu po Państwa stronie?
Gdy osoba sprzątająca zmienia kancelarię lub odchodzi z firmy, wszystkie klucze są protokolarnie zwracane. Jej następczyni jest wdrażana i również podpisuje deklarację poufności, zanim po raz pierwszy wejdzie do obiektu.
Miejsca realizacji
Dyskretne sprzątanie dla Państwa kancelarii
Rozmowa telefoniczna wyjaśnia więcej niż formularz ofertowy. Proszę do nas zadzwonić — umówimy termin poza godzinami pracy Państwa kancelarii i pokażemy, jak pracujemy.