Čišćenje advokatskih kancelarija — diskretno i pouzdano
U advokatskoj kancelariji poverljivost leži na svakom stolu. Spisi klijenata, podnesci, ugovori, poreska dokumentacija, veštačenja — osetljivi dokumenti su deo svakodnevnog rada advokata, javnih beležnika, poreskih savetnika i revizora. Čišćenje koje se obavlja u ovim prostorijama mora imati jednu ključnu osobinu: apsolutnu diskreciju. Kleibrink GmbH od 1983. godine čisti advokatske kancelarije u Ruhrgebiet — sa dugogodišnjim timovima, izjavom o čuvanju poslovne tajne i upravljanjem ključevima na koje se možete osloniti.
📞 02043 41100 Zatražite ponudu
Problem
Čišćenje advokatskih kancelarija je posao poverenja. Ko uveče prolazi kroz prostorije, ima pristup dokumentima koji su pod advokatskom tajnom, javnobeležničkim ispravama, godišnjim izveštajima pre objavljivanja, M&A dosijeima. Sama profesija je obavezna na čuvanje tajne (§ 43a BRAO, § 57 StBerG, § 18 BNotO) — a ta obaveza se prenosi i na sve pružaoce usluga koji ulaze u te prostorije.
Mnoge advokatske kancelarije su upravo ovde imale loša iskustva: firme za čišćenje koje rade sa podizvođačima i menjaju osoblje svake nedelje. Osoblje za čišćenje koje bez nadzora pomera spise kako bi “lakše obrisali prašinu”. Ključevi koji se nalaze u trećim rukama. Otvoreni stolovi sledećeg jutra. To nisu sitnice — to su rizici od odgovornosti i, u najgorem slučaju, problemi po profesionalno pravo. Tu je i drugi, često previđen aspekt: u advokatskim kancelarijama se ne samo radi, već se i primaju stranke. Klijenti, suprotne strane, veštaci, klijenti javnog beležnika, sudski veštaci — publika je kritičnija nego u običnoj kancelariji. Ko plaća 350 evra po satu, očekuje prijemni prostor u kome su staklena vrata bez tragova, kožne fotelje bez prašine, a sto za sastanke sija. I primetiće ako nije tako — čak i ako to nikada ne kaže. Tome se dodaju i reprezentativni zahtevi: prijemni prostor, sala za sastanke, biblioteka i tapacirani nameštaj moraju odražavati standard koji klijenti očekuju kada plaćaju šestocifrene honorare.
Naše rešenje
Kleibrink donosi odgovor na posebne zahteve advokatskih kancelarija: stalne timove koji godinama rade u istim prostorijama i poznaju sve procese. Svaki zaposleni potpisuje izjavu o čuvanju poslovne tajne, usklađenu sa zahtevima vašeg profesionalnog kodeksa. Ne diramo spise, ne pomeramo dokumenta na stolovima — čistimo oko radnih mesta. Korpe za otpatke se prazne, a sadržaj se ne proverava.
Upravljanje ključevima vodi rukovodilac objekta, a ne promenljive telefonske linije. Ključevi se predaju uz zapisnik, a pri promeni osoblja razmena se dokumentuje — ukoliko vam ikada zatreba zamena brave usled gubitka ključa, imamo osiguranje koje to pokriva. Čišćenje se tipično obavlja uveče između 18 i 22 časa, a kod osetljivih velikih kancelarija i ujutru između 6 i 8 časova. U oba slučaja naši timovi napuštaju prostorije pre prvog termina sa klijentom.
Reprezentativnu stranu čišćenja advokatskih kancelarija shvatamo jednako ozbiljno kao i poverljivost. Prijemni prostor i sale za sastanke čiste se prema sopstvenom, višem standardu nego interne kancelarije: staklene površine bez tragova, negovan kožni nameštaj, čišćenje tapaciranog nameštaja tromesečno ili polugodišnje, dubinsko čišćenje tepiha jednom godišnje ili po potrebi. Cveće i biljke mogu — ukoliko se to želi — biti uključeni u redovnu negu. Kod advokatskih kancelarija sa sopstvenim parkingom za klijente, na zahtev preuzimamo i spoljašnje održavanje ulaznog prostora: čišćenje staza, kante za smeće, po potrebi zimska služba u saradnji. Sve iz jedne ruke, sa istim rukovodiocem objekta — to smanjuje broj kontaktnih tačaka i nesporazuma.
Obim usluga
Advokatske kancelarije
Stolovi, police, podne površine — bez diranja spisa. Korpe za otpatke se prazne, sadržaj ostaje nedirnut.
Sale za sastanke
Konferencijski stolovi, tapacirane stolice, table, tehnički pultovi — reprezentativna nega za sastanke sa klijentima i pregovore.
Biblioteka kancelarije
Pažljivo uklanjanje prašine sa polica i hrbata fascikli, bez izmene rasporeda u biblioteci.
Prijem i tapacirani nameštaj
Prijemni pult, kožni nameštaj, čišćenje tapaciranog nameštaja, nega tepiha — prvi utisak vaših klijenata.
Čajna kuhinja i sanitarni čvor
Higijensko dnevno čišćenje, dopuna potrošnog materijala (peškiri, sapun, toalet papir) na zahtev uključena.
Upravljanje ključevima
Dokumentovana predaja, pisano vođena lista ključeva, osiguravajuće pokriće za izuzetne slučajeve.
Za koga je pogodno
Naše čišćenje advokatskih kancelarija prilagođeno je zahtevima pravno-savetodavnih i revizorskih profesija. Tipični nalogodavci su samostalne i male advokatske kancelarije (od 1 do 5 advokata) sa klasičnim mandatom u građanskom, krivičnom, radnom ili porodičnom pravu, koje traže pouzdan ritam čišćenja bez previše promenljivih lica.
Takođe i srednje velike butik advokatske kancelarije sa specijalizacijom (IT pravo, M&A, medicinsko pravo, pravo osiguranja, zaštita industrijske svojine) spadaju u naš krug klijenata — ovde kombinujemo čišćenje kancelarija sa reprezentativnom negom prijemnog prostora. Velike advokatske kancelarije i udruženja posebno cene stalne timove i mogućnost čišćenja subotom i danima koji premošćuju praznik i vikend. Javnobeležnički uredi pak imaju koristi od dokumentovane predaje ključeva i diskrecije pri rukovanju zbirkama isprava. Tu spadaju i kancelarije poreskih savetnika i revizora, koje u sezoni gustog rada (godišnji obračun, rokovi za poreske prijave) očekuju posebnu pažnju prema tekućim poslovima na radnim stolovima. Upravo u poreskim kancelarijama stolovi su između februara i jula prekriveni dokumentima klijenata — ovde je potrebno raditi još pažljivije nego inače i ne pomeriti nijedan dokument.
Posebnu grupu među našim klijentima advokatskih kancelarija čine javnobeležnički uredi: ovde se advokatskoj tajnosti pridružuju posebni zahtevi u pogledu zbirke isprava, čuvanja i pristupa arhivi. Prostorije javnobeležničkih ureda smo istorijski često organizovali sa ograničenjima pristupa — arhiva se ili uopšte ne ulazi (čišćenje samo uz pratnju osoblja javnog beležnika) ili se čisti u vrlo uskom, unapred utvrđenom obimu usluga. Prostorije za overu isprava, s druge strane, deo su svakodnevne rutine i neguju se visoko reprezentativno kao i prostori za klijente.
Vaše prednosti
- Izjava osoblja o čuvanju poslovne tajne. Svaki zaposleni je pismeno obavezan na čuvanje tajne — na zahtev prema vašem sopstvenom obrascu iz advokatske kancelarije.
- Dugogodišnji timovi, bez promenljivih lica. Naša fluktuacija je niska — mnogi naši radnici na čišćenju rade za Kleibrink već preko deset godina. To znači: iste osobe, uvek iznova.
- Čišćenje van radnog vremena kancelarije. Uveče ili ujutru — nikada tokom prijema klijenata. Diskretno, tiho, nenametljivo.
- Bez pristupa spisima ili stolovima. Čistimo oko radnih mesta, bez pomeranja dokumenata. Jasno uputstvo timu.
- Upravljanje ključevima sa osiguranjem. Predaja uz zapisnik, osiguranje ključeva — ako se ipak nešto desi, vi ste pokriveni.
- Jedna stalna kontakt osoba. Rukovodilac objekta je lično dostupan, ne samo preko sistema tiketa. Kod posebnih angažovanja ili kratkoročnih promena reagujemo u roku od nekoliko sati.
Kako izgleda proces
- Prvi kontakt. Pozovite nas ili nam pišite. Već u prvom razgovoru razjašnjavamo zahteve u pogledu poverljivosti i vremenski okvir rada (uveče ili ujutru).
- Termin na licu mesta van vremena prijema klijenata. Prostorije obilazimo posle radnog vremena ili rano ujutru — bez ometanja klijenata ili zaposlenih.
- Ponuda sa sporazumom o čuvanju poslovne tajne. Dobijate specifikaciju usluga sa fiksnom cenom i izjavu o čuvanju tajne za predaju — ili potpisujemo vašu sopstvenu.
- Početak sa predajom ključeva i predstavljanjem tima. Lično upoznajete rukovodioca objekta i tim za čišćenje. Ključevi se predaju uz dokumentaciju, a prvi angažman se obavlja uz uvođenje u posao.
Često postavljana pitanja
Da li vaše osoblje potpisuje izjavu o čuvanju poslovne tajne?
Da, svaki radnik na čišćenju koji se angažuje u advokatskoj kancelariji potpisuje izjavu o čuvanju poslovne tajne. Na zahtev koristimo vaš sopstveni obrazac iz kancelarije — mnoge advokatske kancelarije imaju sopstvene NDA obrasce usklađene sa obavezom čuvanja tajne prema BRAO.
Kako obezbeđujete da se spisi ne diraju?
Jasno uputstvo: čisti se oko stolova, polica i gomila spisa. Korpe za otpatke se prazne, sadržaj se ne proverava niti pretražuje. Ovo uputstvo je deo uvođenja u posao i povremeno se proverava od strane rukovodioca objekta.
Kada čistite — ujutru ili uveče?
Moguće je oboje. Češći slučaj je uveče, između 18 i 22 časa. Velike advokatske kancelarije sa dugim radnim vremenom često preferiraju jutarnje čišćenje između 6 i 8 časova. Prilagođavamo se ritmu vaše kancelarije.
Da li imate osiguranje ključeva?
Da. Naše osiguranje od odgovornosti obuhvata i osiguranje ključeva, koje pokriva i troškove kompletne zamene sistema brava. Potvrde dostavljamo na zahtev.
Da li možete da negujete i tapacirani nameštaj i tepihe?
Da. Osnovno čišćenje tapaciranog nameštaja (kožnih fotelja, konferencijskih stolica) i čišćenje tepiha nudimo kao posebnu uslugu — tipično jednom godišnje, a kod izuzetno frekventnih prijemnih prostora i na svakih šest meseci.
Šta se dešava kod promene osoblja na vašoj strani?
Kada radnik na čišćenju napusti advokatsku kancelariju ili firmu, svi ključevi se vraćaju uz zapisnik. Naslednica se uvodi u posao i takođe potpisuje izjavu o čuvanju poslovne tajne pre nego što prvi put uđe u objekat.
Mesta angažovanja
Diskretno čišćenje za vašu advokatsku kancelariju
Telefonski razgovor razjasni više nego formular za ponudu. Pozovite nas — dogovorićemo termin van vašeg radnog vremena i pokazati vam kako radimo.