Kanzleireinigung — diskret und vertrauensvoll

Q: Können Sie auch Polstermöbel und Teppiche pflegen?

Ja. Grundreinigung von Polstermöbeln und Teppichreinigung bieten wir als Sonderleistung an — typisch einmal jährlich, bei stark frequentierten Empfangsbereichen auch halbjährlich.

Q: Was passiert bei Personalwechsel auf Ihrer Seite?

Wenn eine Reinigungskraft die Kanzlei wechselt, werden alle Schlüssel protokolliert zurückgegeben. Die Nachfolgerin wird eingearbeitet und unterzeichnet die Verschwiegenheitserklärung, bevor sie das Objekt betritt.

In einer Kanzlei liegt Vertraulichkeit auf jedem Schreibtisch. Mandantenakten, Schriftsätze, Verträge, Steuerunterlagen, Gutachten — sensible Dokumente gehören zum Arbeitsalltag von Rechtsanwälten, Notaren, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern. Eine Reinigung, die in diesen Räumen arbeitet, muss eines können: absolute Diskretion. Die Kleibrink GmbH reinigt seit 1983 Kanzleien im Ruhrgebiet — mit langjährigen Teams, Verschwiegenheitserklärung und einem Schlüsselmanagement, auf das Sie sich verlassen können.

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Das Problem

Kanzlei-Reinigung ist ein Vertrauensgeschäft. Wer abends durch die Räume geht, hat Zugang zu Unterlagen, die unter anwaltlicher Schweigepflicht stehen, zu Notariatsurkunden, zu Jahresabschlüssen vor der Veröffentlichung, zu M&A-Dossiers. Der Berufsstand selbst ist zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43a BRAO, § 57 StBerG, § 18 BNotO) — und diese Pflicht färbt auf alle Dienstleister ab, die die Räume betreten.

Viele Kanzleien haben genau hier negative Erfahrungen gemacht: Reinigungsfirmen, die mit Subunternehmern arbeiten und das Personal wöchentlich wechseln. Putzkräfte, die unbeaufsichtigt Akten verrücken, damit sie „besser wischen können“. Schlüssel, die in dritter Hand liegen. Offene Schreibtische am nächsten Morgen. Das sind keine Bagatellen — das sind Haftungsrisiken und im schlimmsten Fall berufsrechtliche Probleme. Hinzu kommt ein zweiter, oft übersehener Aspekt: In Kanzleien wird nicht nur gearbeitet, sondern auch empfangen. Mandanten, Gegenparteien, Gutachter, Notar-Klienten, Sachverständige — das Publikum ist kritischer als in einem normalen Büro. Wer 350 Euro pro Stunde zahlt, erwartet einen Empfang, in dem die Glastür streifenfrei ist, die Ledersessel staubfrei und der Besprechungstisch glänzt. Und er merkt es, wenn das nicht so ist — auch wenn er nie etwas sagt. Hinzu kommen die repräsentativen Anforderungen: Empfangsbereich, Sitzungssaal, Bibliothek und Polstermöbel müssen den Standard spiegeln, den Mandanten erwarten, wenn sie sechsstellige Honorare zahlen.

Unsere Lösung

Kleibrink bringt die Antwort auf die besonderen Anforderungen von Kanzleien: feste Teams, die über Jahre in denselben Räumen arbeiten und die Abläufe kennen. Jeder Mitarbeiter unterzeichnet eine Verschwiegenheitserklärung, die an die Vorgaben Ihrer Berufsordnung angelehnt ist. Wir rühren keine Akten an, wir verschieben keine Unterlagen auf den Schreibtischen — wir reinigen um die Arbeitsplätze herum. Papierkörbe werden gewechselt, der Inhalt nicht geprüft.

Das Schlüsselmanagement läuft über einen Objektleiter, nicht über wechselnde Hotlines. Schlüssel werden protokolliert übergeben, bei Personalwechseln wird der Austausch dokumentiert — falls Sie je eine Schlüsselschließung benötigen, haben wir eine Versicherung, die das abdeckt. Die Reinigung findet typisch abends zwischen 18 und 22 Uhr statt, bei sensiblen Großkanzleien auch morgens zwischen 6 und 8 Uhr. In beiden Fällen sind unsere Teams vor dem ersten Mandantentermin aus dem Haus.

Die repräsentative Seite der Kanzleireinigung nehmen wir ähnlich ernst wie die vertrauliche. Empfangsbereich und Sitzungssäle werden nach einem eigenen, höheren Standard gereinigt als die internen Büros: streifenfreie Glasflächen, gepflegte Ledermöbel, Polsterreinigung im Quartals- oder Halbjahrestakt, Teppichtiefenreinigung einmal jährlich oder nach Bedarf. Blumen und Pflanzen können — falls gewünscht — in die Pflegeroutine mit aufgenommen werden. Bei Kanzleien mit eigenem Mandantenparkplatz übernehmen wir auf Wunsch auch die Außenpflege der Eingangszone: Gehwegreinigung, Mülleimer, bei Bedarf Winterdienst in Kooperation. Alles aus einer Hand, mit demselben Objektleiter — das reduziert Schnittstellen und Missverständnisse.

Leistungsumfang

⚖️

Anwaltsbüros

Schreibtische, Regale, Bodenflächen — ohne Akten zu berühren. Papierkörbe werden gewechselt, Inhalt bleibt unangetastet.

🏛️

Sitzungssäle

Konferenztische, Polsterstühle, Whiteboards, Technik-Pulte — repräsentative Pflege für Mandantentermine und Verhandlungen.

📚

Kanzleibibliothek

Vorsichtige Staubentfernung an Regalen und Ordnerrücken, ohne Umstellung der Bibliotheksordnung.

🛋️

Empfang und Polster

Empfangstheke, Ledermöbel, Polsterreinigung, Teppichpflege — der erste Eindruck Ihrer Mandanten.

🍽️

Teeküche und Sanitär

Hygienische Tagesreinigung, Verbrauchsmaterial-Nachfüllung (Handtücher, Seife, Toilettenpapier) auf Wunsch inklusive.

🔑

Schlüsselmanagement

Dokumentierte Übergabe, schriftlich geführte Schlüsselliste, Versicherungsdeckung für den Ausnahmefall.

Für wen geeignet

Unsere Kanzleireinigung ist auf die Anforderungen rechtsberatender und wirtschaftsprüfender Berufe ausgerichtet. Typische Auftraggeber sind Einzel- und Kleinkanzleien (1 bis 5 Anwälte) mit klassischem Mandat im Zivil-, Straf-, Arbeits- oder Familienrecht, die einen verlässlichen Reinigungsrhythmus suchen, ohne auf zu viele wechselnde Gesichter zu treffen.

Auch mittelständische Boutique-Kanzleien mit Spezialisierung (IT-Recht, M&A, Medizinrecht, Versicherungsrecht, gewerblicher Rechtsschutz) gehören zu unserem Kundenkreis — hier kombinieren wir Büroreinigung mit repräsentativer Empfangsbereichs-Pflege. Großkanzleien und Verbünde schätzen vor allem die festen Teams und die Möglichkeit, auch samstags und an Brückentagen zu reinigen. Notariate wiederum profitieren von der dokumentierten Schlüsselübergabe und der Diskretion bei Urkundensammlungen. Dazu zählen auch Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkanzleien, die in der Hochsaison (Jahresabschluss, Steuererklärungs-Fristen) besondere Rücksicht auf die laufenden Arbeiten am Schreibtisch erwarten. Gerade in Steuerkanzleien sind die Schreibtische zwischen Februar und Juli übersät mit Mandantenbelegen — hier gilt es, noch vorsichtiger zu arbeiten als sonst und keine einzige Unterlage zu verrücken.

Eine spezielle Gruppe innerhalb unserer Kanzleikunden sind Notariate: Hier kommen zur anwaltlichen Verschwiegenheit die besonderen Anforderungen an Urkundensammlung, Verwahrung und Archiv-Zugang. Notariats-Räume haben wir historisch häufig mit Zutrittsbeschränkungen organisiert — das Archiv wird entweder gar nicht betreten (Reinigung nur bei Begleitung durch Notariats-Personal) oder nur in einem festgelegten, sehr engen Leistungsumfang. Die Beurkundungsräume dagegen gehören zur täglichen Routine und werden wie Mandantenbereiche hoch repräsentativ gepflegt.

Ihre Vorteile

Verschwiegenheitserklärung des Personals. Jeder Mitarbeiter ist schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet — auf Wunsch nach Vorlage Ihrer Kanzlei-eigenen Vereinbarung.
Langjährige Teams, keine wechselnden Gesichter. Unsere Fluktuation ist gering — viele unserer Reinigungskräfte arbeiten seit über zehn Jahren für Kleibrink. Das heißt: dieselben Personen, immer wieder.
Reinigung außerhalb der Kanzleizeiten. Abends oder morgens — nie während des Mandantenbetriebs. Diskret, leise, unauffällig.
Kein Zugriff auf Akten oder Schreibtische. Wir reinigen um die Arbeitsplätze herum, ohne Unterlagen zu verrücken. Klare Anweisung ans Team.
Schlüsselmanagement mit Versicherungsschutz. Protokollierte Übergabe, Schlüsselversicherung — falls doch einmal etwas passiert, sind Sie abgesichert.
Ein fester Ansprechpartner. Der Objektleiter ist persönlich erreichbar, nicht nur per Ticket-System. Bei Sondereinsätzen oder kurzfristigen Änderungen reagieren wir innerhalb von Stunden.

So läuft es ab

Erstkontakt. Sie rufen an oder schreiben. Bereits im ersten Gespräch klären wir die Vertraulichkeitsanforderungen und das Arbeitszeitfenster (abends oder morgens).
Vor-Ort-Termin außerhalb der Mandantenzeiten. Wir besichtigen die Räume nach Feierabend oder frühmorgens — ohne dass Mandanten oder Mitarbeiter gestört werden.
Angebot mit Verschwiegenheitsvereinbarung. Sie erhalten das Leistungsverzeichnis mit Festpreis und die Verschwiegenheitserklärung zur Vorlage — oder wir unterzeichnen Ihre eigene.
Start mit Schlüsselübergabe und Teamvorstellung. Sie lernen den Objektleiter und das Reinigungsteam persönlich kennen. Schlüssel werden dokumentiert übergeben, der erste Einsatz erfolgt unter Einweisung.

Häufige Fragen

Unterzeichnet Ihr Personal eine Verschwiegenheitserklärung?

Ja, jede Reinigungskraft, die in einer Kanzlei eingesetzt wird, unterzeichnet eine Verschwiegenheitserklärung. Auf Wunsch verwenden wir Ihre kanzlei-eigene Vorlage — viele Kanzleien haben eigene NDAs, die an die BRAO-Schweigepflicht angelehnt sind.

Wie stellen Sie sicher, dass Akten nicht angefasst werden?

Klare Anweisung: um Schreibtische, Regale und Aktenberge wird herum gereinigt. Papierkörbe werden geleert, der Inhalt wird nicht geprüft und nicht durchsucht. Diese Anweisung ist Teil der Einweisung und wird stichprobenartig durch den Objektleiter kontrolliert.

Wann reinigen Sie — morgens oder abends?

Beides möglich. Der häufigere Fall: abends zwischen 18 und 22 Uhr. Großkanzleien mit langen Arbeitszeiten bevorzugen oft die Morgenreinigung zwischen 6 und 8 Uhr. Wir richten uns nach Ihrem Kanzleirhythmus.

Haben Sie eine Schlüsselversicherung?

Ja. Unsere Betriebshaftpflicht umfasst eine Schlüsselversicherung, die auch die Kosten für eine komplette Schließanlagen-Umstellung abdeckt. Bescheinigungen reichen wir auf Anfrage ein.

Können Sie auch Polstermöbel und Teppiche pflegen?

Ja. Grundreinigung von Polstermöbeln (Ledersesseln, Konferenzstühlen) und Teppichreinigung bieten wir als Sonderleistung an — typisch einmal jährlich, bei stark frequentierten Empfangsbereichen auch halbjährlich.

Was passiert bei Personalwechsel auf Ihrer Seite?

Wenn eine Reinigungskraft die Kanzlei wechselt oder das Unternehmen verlässt, werden alle Schlüssel protokolliert zurückgegeben. Die Nachfolgerin wird eingearbeitet und unterzeichnet ebenfalls die Verschwiegenheitserklärung, bevor sie erstmals das Objekt betritt.

Einsatzorte

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