Czy wynajmujący może zlecić sprzątanie firmie sprzątającej? Rozliczenie kosztów, koszty i prawa najemcy
„Od pierwszego dnia przyszłego miesiąca sprzątanie klatki schodowej przejmuje firma sprzątająca.“ Gdy takie ogłoszenie wisi na klatce schodowej, po obu stronach pojawiają się pytania. Najemcy chcą wiedzieć: czy wynajmujący może po prostu tak zdecydować – i czy muszę to współfinansować w ramach opłat eksploatacyjnych? Wynajmujący chcą wiedzieć: jak zlecić sprzątanie firmie sprzątającej, aby rozliczenie kosztów eksploatacyjnych nie było później podważalne?
Na oba pytania można odpowiedzieć jednoznacznie. Jako firma rodzinna z Gladbeck od 1983 roku sprzątamy klatki schodowe i obiekty mieszkalne dla zarządców nieruchomości, prywatnych właścicieli oraz wspólnot mieszkaniowych w Zagłębiu Ruhry – pytania dotyczące rozliczeń regularnie słyszymy od obu stron. Oto stan prawny, przedstawiony możliwie rzeczowo.
Krótka odpowiedź: tak, wynajmujący może
Zgodnie z § 535 BGB wynajmujący jest zobowiązany utrzymywać przedmiot najmu przez cały okres najmu w stanie zgodnym z umową. Należą do tego powierzchnie wspólne: klatka schodowa, korytarz, wejście, korytarze piwniczne, winda. To, jak wypełni ten obowiązek, decyduje sam. Może zatrudnić dozorcę, sprzątać samodzielnie, przenieść obowiązek sprzątania na najemców w umowie najmu – klasyczny grafik sprzątania (Kehrwoche) – albo zlecić sprzątanie klatki schodowej wyspecjalizowanej firmie.
Do samego zlecenia wynajmujący nie potrzebuje zgody najemców. Właściwym punktem spornym niemal nigdy nie jest to, czy sprzątanie ma być zlecone, lecz kto za nie płaci. I tu warto dokładnie przyjrzeć się umowie najmu.
Kiedy koszty można przenieść na najemców
Koszty sprzątania budynku należą do kosztów eksploatacyjnych. Poz. 9 rozporządzenia o kosztach eksploatacyjnych (BetrKV) wyraźnie wymienia koszty sprzątania budynku – chodzi o bieżące sprzątanie wspólnie użytkowanych części budynku. Zgodnie z § 556 BGB koszty te można przenieść na najemców, jednak tylko pod jednym warunkiem: umowa najmu musi przewidywać rozliczanie kosztów eksploatacyjnych. W większości standardowych umów najmu służy do tego odesłanie do rozporządzenia o kosztach eksploatacyjnych – to wystarcza. Jeśli takiego postanowienia całkowicie brakuje, koszty sprzątania ponosi sam wynajmujący.
Ważne jest ponadto rozróżnienie między kosztami bieżącymi a jednorazowymi:
- Podlegające rozliczeniu: regularne, cykliczne sprzątanie klatki schodowej, korytarzy, wejścia, korytarzy piwnicznych i windy – zazwyczaj co tydzień lub co dwa tygodnie.
- Niepodlegające rozliczeniu: usługi jednorazowe. Sprzątanie generalne po latach zaniedbania lub sprzątanie po budowie po pracach remontowych w budynku nie są kosztami eksploatacyjnymi, ponieważ nie powstają regularnie. Te koszty ponosi właściciel.
Albo grafik sprzątania, albo firma sprzątająca – nie oba naraz
Jedna kwestia w praktyce powoduje najwięcej konfliktów: jeśli w umowie najmu zapisano, że najemcy sami sprzątają klatkę schodową, obowiązek sprzątania został przeniesiony na najemców. W takim przypadku wynajmujący nie może dodatkowo zlecić sprzątania firmie i rozliczyć jej kosztów w ramach opłat eksploatacyjnych – byłoby to podwójne obciążenie. Najemcy płaciliby za tę samą usługę zarówno pracą, jak i pieniędzmi.
Zmiana z grafiku sprzątania na firmę sprzątającą jest jednak możliwa i jest częstym powodem, dla którego dzwonią do nas wynajmujący. Zwykłe tło sprawy: grafik sprzątania przestał funkcjonować. Poszczególni lokatorzy w ogóle nie sprzątają albo sprzątają źle, kartka „Kto teraz sprząta?“ wisi pomięta na tablicy, a w budynku panuje ciągłe rozdrażnienie. Czy wynajmujący może zmienić to jednostronnie, zależy od sformułowania umowy najmu – niektóre umowy zawierają klauzulę pozostawiającą wynajmującemu swobodę w organizacji sprzątania, inne wyraźnie ustalają grafik sprzątania. W drugim przypadku najczystszym rozwiązaniem jest porozumienie z najemcami. Z naszego doświadczenia wynika, że większość się zgadza, gdy koszty są przedstawione w sposób przejrzysty – zwłaszcza ci najemcy, którzy przez lata irytowali się na niedbałych sąsiadów.
Zasada gospodarności: ceny rynkowe są obowiązkiem
Wynajmujący nie może przenieść na najemców dowolnej ceny. § 556 ust. 3 BGB zobowiązuje go do przestrzegania zasady gospodarności: przy kosztach eksploatacyjnych musi dbać o odpowiednią relację kosztów do korzyści. Nie musi wybierać najtańszego dostawcy – ale nie może rozliczać cen wyraźnie przewyższających poziom rynkowy.
Dla porównania: cotygodniowe sprzątanie klatki schodowej w typowym domu wielorodzinnym oferujemy od 160 euro miesięcznie. Przy ośmiu lokalach mieszkalnych daje to 20 euro na mieszkanie miesięcznie – wielkość, która wytrzyma każdą kontrolę rozliczenia. Co składa się na taką cenę i jak wpływają na nią wielkość obiektu oraz częstotliwość sprzątania, opisaliśmy szczegółowo w poradniku Ile kosztuje sprzątanie budynków?. Dla wszystkiego, co wykracza poza ten zakres – większych obiektów, dodatkowych powierzchni, specjalnych życzeń – podajemy cenę stałą po bezpłatnych oględzinach.
Co najemcy mogą sprawdzić w rozliczeniu
Najemca, który znajdzie w rozliczeniu kosztów eksploatacyjnych pozycję „sprzątanie budynku“ lub „sprzątanie domu“, może kilkoma prostymi krokami sprawdzić, czy jest ona prawidłowa:
- Umowa najmu: Czy uzgodniono rozliczanie kosztów eksploatacyjnych? Jeśli jednocześnie zawarta jest regulacja dotycząca grafiku sprzątania, pozycja dotycząca firmy do niej nie pasuje – warto dopytać.
- Klucz rozdziału kosztów: Według jakiego kryterium następuje rozdział? Zazwyczaj jest to powierzchnia mieszkania, o ile umowa najmu nie stanowi inaczej. Klucz musi być rozpoznawalny w rozliczeniu.
- Porównanie z rokiem poprzednim: Skoki o 30 lub 40 procent bez wyraźnego powodu są powodem do zadania pytań.
- Wgląd w dokumenty: Najemcy mają prawo wglądu do oryginalnych faktur. Wynika z nich, która firma jak często sprząta i co obejmuje usługa.
- Pustostany: Udział kosztów przypadający na puste mieszkania ponosi wynajmujący, a nie pozostali najemcy.
Nic z tego nie wymaga prawnika. Większość nieporozumień wyjaśnia się jednym spojrzeniem w umowę i rzeczowym pytaniem skierowanym do wynajmującego lub zarządcy nieruchomości.
Na co wynajmujący powinni zwrócić uwagę przy zlecaniu sprzątania
Z perspektywy wynajmującego o możliwości rozliczenia kosztów decyduje nie samo rozliczenie, lecz już moment zlecenia. Różnicę robią cztery kwestie:
- Jasna klauzula umowna: Umowa najmu powinna jednoznacznie przewidywać rozliczanie kosztów eksploatacyjnych zgodnie z rozporządzeniem o kosztach eksploatacyjnych. Przy nowych umowach: należy usunąć starą klauzulę dotyczącą grafiku sprzątania, jeśli w przyszłości sprzątaniem ma zajmować się firma.
- Wykaz usług: Należy zażądać od usługodawcy pisemnego wykazu – jakie powierzchnie, jaka częstotliwość, jakie prace: mycie schodów, poręcze, skrzynki pocztowe, drzwi wejściowe. Przy powierzchniach szklanych w strefie wejściowej powinno się uwzględnić także mycie okien. Bez wykazu usług nie da się ani kontrolować jakości, ani obronić rozliczenia.
- Przejrzyste faktury: Co miesiąc, w podziale na obiekt, ze stałą kwotą. Nasze faktury świadomie wystawiamy w sposób przyjazny dla zarządców – jedna faktura na obiekt, jasno opisana, tak aby pozycję można było przenieść do rozliczenia kosztów eksploatacyjnych bez przeliczania.
- Przypadek szczególny: mieszkanie własnościowe: We wspólnocie mieszkaniowej o sprzątaniu decyduje nie pojedynczy wynajmujący, lecz wspólnota (WEG); koszty rozliczane są w ramach opłat wspólnoty (Hausgeld). Właściciele wynajmujący swoje mieszkania przenoszą udział kosztów sprzątania z rozliczenia opłat wspólnoty na najemców. Kto chce dokładnie zapoznać się z zakresem obowiązków, znajdzie informacje w naszym poradniku dotyczącym obowiązku sprzątania klatki schodowej.
Dlaczego rozwiązanie z firmą sprzątającą sprawdza się dla obu stron
Typowe zlecenie wygląda u nas tak: dom wielorodzinny z sześcioma do dziesięciu lokalami, grafik sprzątania od lat przestał funkcjonować, właściciel chce spokoju w budynku. Po bezpłatnych oględzinach ustalamy częstotliwość i zakres usług, a następnie sprzątanie odbywa się w stałym rytmie – ta sama osoba, ten sam dzień tygodnia. Dla najemców oznacza to: koniec sporów o to, kto ma sprzątać, niezawodnie czystą klatkę schodową i przewidywalną, weryfikowalną kwotę w rozliczeniu. Dla wynajmującego: mniej skarg, zachowanie wartości nieruchomości oraz pozycję kosztów eksploatacyjnych, która wytrzyma kontrolę.
Nasze obiekty obsługujemy z Gladbeck w ramach stałych tras – w obszarze centralnym między Gladbeck, Bottrop, Gelsenkirchen a Essen jest to codzienność, bardziej odległe obiekty łączymy w ramach dni tras. W wielu budynkach oprócz klatki schodowej przejmujemy przy okazji tej samej trasy również bieżące sprzątanie utrzymaniowe lokali usługowych na parterze – gabinetu lekarskiego, biura, lokalu handlowego. Dzięki temu koszty na obiekt pozostają niskie, a to właśnie stanowi podstawę opłacalności rozliczenia.
Często zadawane pytania
Czy wynajmujący może zlecić sprzątanie firmie sprzątającej bez pytania najemców?
Tak. Utrzymanie powierzchni wspólnych jest zgodnie z § 535 BGB obowiązkiem wynajmującego, który sam decyduje, jak je zorganizuje. Do zlecenia sprzątania zgoda najemców nie jest potrzebna. Granice pojawiają się dopiero przy rozliczaniu kosztów: wymaga to postanowienia o rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych w umowie najmu, a istniejącej regulacji dotyczącej grafiku sprzątania nie można po prostu pominąć.
Czy jako najemca muszę płacić za firmę sprzątającą, mimo że wolałbym sprzątać sam?
Jeśli Państwa umowa najmu przewiduje rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i nie ustala grafiku sprzątania, tak – wybór sposobu sprzątania należy do wynajmującego. Jeśli natomiast w umowie zapisano, że najemcy sprzątają sami, dodatkowo nie można rozliczyć kosztów firmy. Decydujące jest zatem brzmienie Państwa umowy najmu, a nie osobiste preferencje.
Jak rozpoznać, czy koszty sprzątania w moim rozliczeniu są zbyt wysokie?
Najpierw porównaj z rokiem poprzednim i przelicz kwotę na swoje mieszkanie. Dla orientacji: cotygodniowe sprzątanie klatki schodowej jest dostępne od 160 euro miesięcznie za cały budynek. Jeśli Twoja pozycja jest wyraźnie wyższa, skorzystaj z prawa do wglądu w dokumenty – zasada gospodarności zgodnie z § 556 ust. 3 BGB zobowiązuje wynajmującego do stosowania cen rynkowych.
Czy wynajmujący może w trakcie trwania najmu zmienić grafik sprzątania na firmę sprzątającą?
Zależy to od umowy najmu. Jeśli zawiera ona klauzulę pozostawiającą wynajmującemu swobodę w organizacji sprzątania, zmiana jest możliwa. Jeśli umowa wyraźnie ustala grafik sprzątania, wynajmujący potrzebuje porozumienia z najemcami. W praktyce zwykle się to udaje, gdy koszty są przedstawione w sposób przejrzysty – zwłaszcza w budynkach, w których grafik sprzątania i tak przestał funkcjonować.
Czy to wszystko dotyczy również wynajmowanych mieszkań własnościowych?
W przypadku mieszkań własnościowych o sprzątaniu klatki schodowej decyduje nie pojedynczy wynajmujący, lecz wspólnota mieszkaniowa; koszty rozliczane są w ramach opłat wspólnoty (Hausgeld). Jeśli właściciel wynajmuje swoje mieszkanie, może przenieść udział kosztów sprzątania z rozliczenia opłat wspólnoty na najemcę jako koszty eksploatacyjne – również tutaj pod warunkiem, że umowa najmu przewiduje rozliczanie kosztów eksploatacyjnych.
Pytania lub oferta?
Chcą Państwo przekazać sprzątanie w profesjonalne ręce? Przyjedziemy na bezpłatne oględziny i przygotujemy przejrzystą kalkulację — z jasnym opisem usług i stałymi cenami.