Czy pracodawca musi zlecać sprzątanie biur? ArbStättV i higiena 2026

Treść główna

Jest poniedziałkowy poranek, chwilę przed ósmą, a kierownik biura pewnego biura inżynierskiego w Essen odbywa swoją zwykłą rundę. W kuchni socjalnej stoją kubki jeszcze z piątku, w toalecie męskiej pusty jest dozownik mydła. Na korytarzu dyrektor zarządzający pyta go, czy nie dałoby się ograniczyć sprzątania z trzech do dwóch dni w tygodniu – czysto kosztowa kwestia. Dwa tygodnie później na biurku leży skarga rady zakładowej, powołująca się na Rozporządzenie o miejscach pracy (ArbStättV).

Takie rozmowy towarzyszą naszej codzienności. Jesteśmy firmą Kleibrink Glas- und Gebäudereinigung GmbH z Gladbeck, przedsiębiorstwem rodzinnym istniejącym od 1983 roku, obecnie prowadzonym już przez drugie pokolenie. Obsługujemy biura, gabinety, kancelarie i obiekty komercyjne w Zagłębiu Ruhry – od sprzątania biur, przez bieżące sprzątanie utrzymaniowe, po sprzątanie gabinetów. Częstotliwości sprzątania często ukształtowały się tam historycznie: ustalone kiedyś, nigdy potem niesprawdzane.

Ten artykuł porządkuje, co jest prawnie wymagane, a co pozostaje kwestią interpretacji: czego wymaga ArbStättV, jaką rolę odgrywają zasady ASR i przepisy DGUV, jakie częstotliwości sprawdziły się w praktyce oraz kto ponosi odpowiedzialność. Jesteśmy specjalistyczną firmą sprzątającą, a nie kancelarią prawną – niniejszy tekst nie zastępuje porady prawnej.

Co Rozporządzenie o miejscach pracy naprawdę nakazuje

Kto w Rozporządzeniu o miejscach pracy (ArbStättV) szuka zdania w rodzaju „biura należy sprzątać dwa razy w tygodniu“, nic takiego nie znajdzie. Rozporządzenie formułuje cele ochronne, a drogę do ich osiągnięcia wyznacza pracodawca. Kluczowy jest § 3a ust. 1 ArbStättV: miejsca pracy należy urządzać i eksploatować tak, aby możliwie unikać zagrożeń dla bezpieczeństwa i zdrowia. „Eksploatować“ to kluczowe słowo: chodzi nie o stan budowlany w pierwszym dniu, lecz o bieżące funkcjonowanie wraz ze sprzątaniem. § 3 ArbStättV dodatkowo odnosi ocenę ryzyka zgodnie z ustawą o ochronie pracy do miejsca pracy.

W załączniku robi się to bardziej konkretne: punkt 1.5 wymaga powierzchni, które można czyścić odpowiednio do potrzeb, punkt 1.8 – bezpiecznie użytkowalnych dróg komunikacyjnych. Punkt 4.1 reguluje pomieszczenia sanitarne, punkt 4.2 – pomieszczenia socjalne. Obowiązek sprzątania zatem istnieje, ale jest zorientowany na cel: określony nie jest interwał, lecz rezultat. To zarazem elastyczne i niewygodne rozwiązanie: w razie sporu ustala się, czy częstotliwość była wystarczająca.

ASR A4.1 a sprzątanie pomieszczeń sanitarnych

Techniczne zasady dla miejsc pracy (ASR) wypełniają lukę między przepisem a praktyką. Nie są rozporządzeniem, ale mają domniemanie zgodności: kto ich przestrzega, spełnia wymogi ArbStättV; kto od nich odstępuje, musi wykazać rozwiązanie równoważne. Najważniejszą zasadą jest ASR A4.1 „Pomieszczenia sanitarne“: toalety, umywalnie i szatnie mają być utrzymywane w stanie nienagannym pod względem higienicznym i sprzątane codziennie w dni robocze. Należy do tego coś, co często umyka uwadze:

• Środki do mycia rąk oraz możliwość ich osuszenia
• wystarczająca ilość papieru toaletowego, bez konieczności dopytywania
• sprawna wentylacja przeciwdziałająca wilgoci
• pojemniki na odpady regularnie opróżniane

ASR A1.3 reguluje oznakowanie bezpieczeństwa: mokro umyta podłoga musi w trakcie schnięcia nosić znak ostrzegawczy „Ostrzeżenie przed poślizgiem“ – po upadkach to właśnie ono decyduje o kwestii odpowiedzialności. Dodatkowo DGUV Vorschrift 1 zobowiązuje do podejmowania środków i przeprowadzania instruktażu, a DGUV Regel 108-003 dotyczy podłóg zagrożonych poślizgiem.

W przypadku biologicznych czynników szkodliwych – gabinety, odpady higieniczne – zastosowanie ma rozporządzenie o czynnikach biologicznych (Biostoffverordnung): ocena ryzyka, stopień ochrony, wyposażenie ochronne, instrukcja stanowiskowa, instruktaż. Sprzątanie sanitarne zalicza się zazwyczaj do stopnia ochrony 1, w gabinetach może obowiązywać stopień ochrony 2. Dla środków chemicznych obowiązuje rozporządzenie o substancjach niebezpiecznych (Gefahrstoffverordnung).

Częstotliwość sprzątania: co jest przyjęte, a co obowiązkowe

Ponieważ rozporządzenie nie podaje częstotliwości, konieczne jest własne, możliwe do uzasadnienia ustalenie. Poniższe wartości sprawdziły się w biurach – to wskazówka orientacyjna, a nie norma prawna. Pierwsze dwa punkty nie podlegają negocjacji.

• Toalety, umywalnie: codziennie w dni robocze, przy intensywnym użytkowaniu dodatkowo z kontrolą
• Kuchnia socjalna, pomieszczenie socjalne: codziennie w dni robocze, łącznie ze zlewem i odpadami
• Recepcja, sale konferencyjne: od codziennie do trzech razy w tygodniu
• Korytarze, klatki schodowe, winda: od dwóch do pięciu razy w tygodniu
• Pomieszczenia biurowe, kosze na papier, podłogi: od jednego do trzech razy w tygodniu
• Klamki, wyłączniki światła: przy ruchu klientów codziennie, w pozostałych przypadkach raz w tygodniu
• Drzwi szklane, ścianki działowe: od raz w tygodniu do raz w miesiącu
• Grzejniki, listwy przypodłogowe: od raz w miesiącu do raz na kwartał
• Oprawy oświetleniowe, kratki wentylacyjne, żaluzje: od jednego do dwóch razy w roku
• Sprzątanie gruntowne podłóg, dywanów: raz w roku, w innych przypadkach co dwa lata
• Okna, fasady szklane: od dwóch do czterech razy w roku w ramach mycia szyb

W gabinetach częstotliwości steruje plan higieny: gabinety zabiegowe sprząta się codziennie w dni robocze wraz z dezynfekcją powierzchni, dokumentowaną osobno. Więcej na ten temat w poradniku Jak często należy sprzątać biuro?.

Jeśli chodzi o koszty, orientacyjnie dla branży: stawki godzinowe za komercyjne sprzątanie utrzymaniowe wynoszą na rynku zwykle od 31 do 48 euro brutto (wliczając 19% VAT) (netto: od 26 do 40 euro) – to wartości branżowe, a nie nasze ceny. Ile kosztuje Państwa obiekt, pokazuje wizja lokalna; zobacz Sprzątanie biur: koszty i czynniki cenowe.

Kto odpowiada w razie niedostatecznej higieny?

Odpowiedzialność spoczywa na pracodawcy i nie można się jej pozbyć poprzez delegowanie – przekazane może zostać jedynie samo wykonanie. Ustawa o ochronie pracy (Arbeitsschutzgesetz) zezwala na przekazanie zadań osobom rzetelnym i kompetentnym, jednak obowiązek doboru, organizacji i nadzoru pozostaje po stronie pracodawcy. Kto zleca usługę firmie zewnętrznej i przez dwa lata w ogóle na to nie patrzy, jedynie przesunął swoje ryzyko w czasie.

W praktyce zagrożenia istnieją na trzech płaszczyznach. Administracyjnej: urząd nadzoru pracy może wydawać nakazy, a naruszenia stanowią wykroczenia zagrożone karą grzywny. Cywilnoprawnej: jeśli ktoś poślizgnie się na świeżo umytej, nieoznakowanej podłodze, w grę wchodzi obowiązek zabezpieczenia ruchu oraz odszkodowanie – a także to, kto potrafi udowodnić, kiedy przeprowadzono sprzątanie i oznakowanie. Wewnątrzzakładowo rada zakładowa posiada prawa współdecydowania w zakresie ochrony zdrowia.

Szczególnym przypadkiem są obiekty wynajmowane: własna powierzchnia niemal zawsze leży po stronie najemcy, klatka schodowa i powierzchnie zewnętrzne rozliczane są w ramach kosztów eksploatacyjnych. Dla ArbStättV ma to znaczenie drugorzędne – za stanowiska pracy swoich pracowników odpowiada nadal pracodawca; trwale zabrudzone powierzchnie wspólne należy zgłosić wynajmującemu na piśmie. Mniej znana jest odpowiedzialność zleceniodawcy: jeśli zatrudnieni podwykonawcy nie płacą branżowej płacy minimalnej, odpowiedzialność może ponieść zleceniodawca.

Własny personel sprzątający czy firma zewnętrzna?

Obie opcje są dopuszczalne. Własna osoba sprzątająca zna budynek, jednak nakład pracy bywa niedoszacowany: oprócz wynagrodzenia zgodnego z układem zbiorowym branży sprzątania budynków – którego płaca minimalna przewyższa ustawową – dochodzą pozapłacowe koszty pracy, zastępstwo, zgłoszenie do ubezpieczenia wypadkowego (Berufsgenossenschaft), maszyny, wykaz substancji niebezpiecznych oraz coroczny instruktaż. Zwłaszcza kwestia zastępstwa jest tu kłopotliwa: jeśli osoba sprzątająca wypadnie na trzy tygodnie, obiekt stoi bez obsługi.

Firma zewnętrzna zapewnia uregulowane zastępstwo, ubezpieczenie OC działalności oraz odpowiedzialność za ochronę pracy własnego personelu – w zamian potrzebny jest jasny wykaz świadczeń. Przy porównywaniu ofert warto zwrócić uwagę na:

• Czy usługi są opisane według grup pomieszczeń i częstotliwości, czy jedynie jako „w razie potrzeby“?
• Kto zapewnia materiały eksploatacyjne – mydło, papier, worki na śmieci?
• Jak uregulowane jest zastępstwo i kwestia osoby kontaktowej?
• Czy pracownicy są zatrudnieni na stałe, czy zlecenie przekazywane jest podwykonawcom?
• Czy istnieje ubezpieczenie OC działalności oraz dokumentacja przeprowadzonych instruktaży?
• Jak uregulowane jest przekazanie kluczy, obsługa systemu alarmowego i zachowanie poufności?

Dla wielu firm sensowne jest rozwiązanie mieszane: sprzątanie utrzymaniowe realizowane przez firmę zewnętrzną, drobne zadania codzienne wykonywane we własnym zakresie. Tak właśnie pracujemy w Essen, Bochum i na pozostałym obszarze Zagłębia Ruhry – obszar obsługi obejmuje ok. 50 kilometrów wokół Gladbeck. Zatrudniamy wyłącznie pracowników na stałych umowach, wynagradzanych zgodnie z układem taryfowym, bez podwykonawców, i posiadamy pełne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

Co zawiera zgodna z prawem koncepcja sprzątania

Koncepcja sprzątania to nie dokument do szuflady, lecz papier, którym udowadniają Państwo spełnienie swoich obowiązków. Powinny się w niej znaleźć następujące elementy:

• Wykaz pomieszczeń: wszystkie pomieszczenia wraz z powierzchnią, sposobem użytkowania i rodzajem podłogi
• Plan częstotliwości: jaka czynność w jakim pomieszczeniu w jakim interwale
• Powiązanie z oceną ryzyka: zagrożenie poślizgiem, powierzchnie kontaktu dłoni, odpady higieniczne
• Dokumentacja substancji niebezpiecznych: karty charakterystyki, wykaz, instrukcje stanowiskowe
• Plan higieny w gabinetach, z rozdzieleniem sprzątania i dezynfekcji
• Zakresy odpowiedzialności: kto zleca, kontroluje, zatwierdza sprzątania specjalne
• Dostęp i ochrona danych: klucze, kod alarmowy, zachowanie poufności
• Zapewnienie jakości: wizja lokalna z protokołem oraz droga reklamacyjna
• Dokumentacja potwierdzająca: potwierdzenia wykonanych usług, notatki dotyczące sprzątań specjalnych
• Kwestie umowne: okres obowiązywania, termin wypowiedzenia, dostosowanie ceny przy zmianie stawki taryfowej

Najskuteczniejsza jest regularna wizja lokalna: dwie osoby, plan częstotliwości, trzydzieści minut. Po niej wiadomo, czy interwały wciąż są odpowiednie. Obiekty zmieniają się – z pięciu pracowników robi się dwunastu, a koncepcja z 2019 roku nie opisuje już dzisiejszego budynku. I jeszcze raz: paragrafy przywołujemy dla orientacji – wiążącą ocenę Państwa indywidualnego przypadku należy powierzyć prawnikowi specjalizującemu się w prawie pracy lub właściwej instytucji ubezpieczenia wypadkowego (Berufsgenossenschaft).

Często zadawane pytania

Czy pracodawca jest zobowiązany zlecać sprzątanie biur?

Rozporządzenie nie podaje stałego interwału, ale wymaga funkcjonowania bez zagrożeń dla bezpieczeństwa i zdrowia. Dla pomieszczeń sanitarnych i socjalnych wyraźnie wymagany jest stan nienaganny pod względem higienicznym. Istnieje więc obowiązek sprzątania, którego zakres wyznacza ocena ryzyka.

Czy toaleta zakładowa musi być sprzątana każdego dnia roboczego?

ASR A4.1 wymaga dla pomieszczeń sanitarnych stanu nienagannego pod względem higienicznym oraz regularnego sprzątania; w praktyce oznacza to codziennie w dni robocze. Przy ruchu klientów dochodzi jeszcze kontrola pośrednia. Kto odstępuje od tej zasady, musi to uzasadnić.

Czy pracownicy mogą zostać zobowiązani do samodzielnego sprzątania biura?

Zależy to od uzgodnionego zakresu obowiązków – referentka nie jest osobą sprzątającą. Umycie własnego kubka nie stanowi problemu, sprzątanie sanitariatów już tak. Jeśli sprzątanie staje się stałym obowiązkiem, konieczne są instruktaż i wyposażenie ochronne.

Jak często należy sprzątać podłogi w biurze?

Nie ma sztywnej normy. Zwyczajowo ciągi komunikacyjne sprząta się od codziennie do trzech razy w tygodniu, a same pomieszczenia biurowe – od jednego do dwóch razy w tygodniu. Decydujące znaczenie mają sposób użytkowania, rodzaj podłogi i warunki atmosferyczne.

Jakie konsekwencje grożą w przypadku niedostatecznej higieny?

Naruszenia ArbStättV stanowią wykroczenia; urząd może wydawać nakazy i nakładać kary grzywny. Częstsze są roszczenia cywilnoprawne po upadku na mokro umytej podłodze bez oznakowania ostrzegawczego. W razie sporu decydujące znaczenie ma rzetelna dokumentacja.

Czy sprzątanie musi być dokumentowane?

Poza obszarami regulowanymi, takimi jak gabinety, nie ma obowiązku odnotowywania każdego sprzątania. Obowiązkowi dokumentacji podlega jednak ocena ryzyka, a działania higieniczne powinny się w niej znaleźć. W razie wątpliwości muszą Państwo udowodnić, że wypełnili swoje obowiązki.

Pytania lub oferta?

Chcą Państwo sprawdzić, czy częstotliwości sprzątania w Państwa obiekcie są nadal odpowiednie, albo potrzebują Państwo oferty? Przyjeżdżamy do Państwa, oglądamy powierzchnie i przygotowujemy plan usług. Termin wizji lokalnej jest bezpłatny; telefonicznie mogą się Państwo z nami skontaktować od poniedziałku do piątku w godz. 10–18, na e-maile odpowiadamy w dni robocze w ciągu 48 godzin.

Telefon 02043 41100 Wyślij e-mail