Πόσο συχνά να καθαρίζονται τα γραφεία; Πρακτικές συστάσεις ανά κλάδο
Η ερώτηση για τη σωστή συχνότητα καθαρισμού στο γραφείο φαίνεται αρχικά αυτονόητη, αλλά συνδέεται άμεσα με τρία σημαντικά θέματα: την υγεία των εργαζομένων σας, την εξωτερική εικόνα απέναντι στους πελάτες και τη διατήρηση της οικονομικής αξίας των εγκαταστάσεών σας. Όποιος καθαρίζει πολύ σπάνια, εξοικονομεί στο λάθος σημείο – όποιος καθαρίζει πολύ συχνά, πληρώνει για υπηρεσίες που κανείς δεν χρειάζεται.
Ως οικογενειακή επιχείρηση, φροντίζουμε γραφεία στο Ruhrgebiet από το 1983: από ένα μικρό γραφείο δύο ατόμων στο Gladbeck έως τον όροφο της κεντρικής διοίκησης στο Essen με 200 θέσεις εργασίας. Σε αυτό το διάστημα, ένα πράγμα δεν έχει αλλάξει – κάθε γραφείο είναι διαφορετικό. Η σωστή συχνότητα δεν προκύπτει από έναν γενικό κανόνα, αλλά από μια ειλικρινή απογραφή των αναγκών.
Σε αυτόν τον οδηγό θα βρείτε τις πρακτικές μας συστάσεις: διαμορφωμένες ανά τύπο γραφείου, ανά συγκεκριμένο χώρο και ανά καθημερινή, εβδομαδιαία και μηνιαία συντήρηση. Στο τέλος θα γνωρίζετε ποια συχνότητα είναι ρεαλιστικά κατάλληλη για το γραφείο σας – χωρίς υπερβολική προσφορά και χωρίς κρυφές γωνίες.
Γιατί η συχνότητα καθαρισμού είναι κάτι περισσότερο από αισθητική
Ένα καθαρό περιβάλλον γραφείου δεν είναι πια απλώς θέμα αισθητικής. Τρεις λόγοι καθιστούν τη σωστή συχνότητα μια βασική επιχειρηματική απόφαση.
Υγιεινή και απουσίες λόγω ασθένειας: Μια συσχέτιση που αναγνωρίζεται από τους ειδικούς της ιατρικής της εργασίας – οι τακτικά καθαριζόμενες θέσεις εργασίας μειώνουν την ιογενή και βακτηριακή επιβάρυνση, ιδιαίτερα τους φθινοπωρινούς και χειμερινούς μήνες. Μελέτες των τελευταίων ετών δείχνουν ότι οι ημέρες ασθένειας σε γραφεία με επαγγελματικό καθημερινό καθαρισμό μειώνονται μετρήσιμα. Ιδιαίτερα τα χερούλια των θυρών, τα κουμπιά των ανελκυστήρων, οι καφετιέρες και οι χώροι υγιεινής αποτελούν εστίες μόλυνσης.
Εντύπωση σε επισκέπτες και υποψηφίους: Μια ακατάστατη είσοδος, λερωμένες γυάλινες πόρτες ή ένας χώρος υγιεινής με δυσάρεστη οσμή σάς στερούν την εμπιστοσύνη μέσα σε δευτερόλεπτα. Όποιος ξεναγεί έναν υποψήφιο σε συνέντευξη ή έναν νέο πελάτη στους χώρους του γραφείου, εκπέμπει μέσω της κατάστασης των χώρων περισσότερα για την επιχείρηση από οποιοδήποτε εταιρικό φυλλάδιο. Η πρώτη εντύπωση δεν σχηματίζεται στη χειραψία, αλλά στον χώρο υποδοχής.
Διατήρηση της αξίας του εξοπλισμού: Τα δάπεδα, τα έπιπλα με ταπετσαρία και οι γυάλινες επιφάνειες αποτελούν επενδυτικά στοιχεία. Όποιος καθαρίζει τακτικά, παρατείνει σημαντικά τη διάρκεια ζωής τους. Στις μοκέτες γραφείου μιλάμε για διπλασιασμό ή τριπλασιασμό: Μια τακτικά συντηρούμενη μοκέτα αντέχει 12 έως 15 χρόνια, ενώ μια παραμελημένη μόλις 5 έως 7. Σε ορίζοντα δεκαετίας, ο καθαρισμός εξοικονομεί περισσότερα από όσα κοστίζει – και μάλιστα σημαντικά.
Επομένως, η συχνότητα δεν είναι θέμα άνεσης, αλλά θέμα κόστους με μετρήσιμα μεγέθη πίσω του.
Σύσταση ανά τύπο γραφείου
Δεν έχει κάθε γραφείο την ίδια ανάγκη καθαρισμού. Οι παρακάτω συστάσεις είναι οδηγίες από την πρακτική μας εμπειρία. Ισχύουν για κανονική πληρότητα και τυπική χρήση.
Δικηγορικό γραφείο, φοροτεχνικό γραφείο, αρχιτεκτονικό γραφείο (έως 15 άτομα): Ο καθαρισμός συντήρησης δύο έως τρεις φορές την εβδομάδα είναι ο κανόνας. Ο χώρος υποδοχής και οι αίθουσες συσκέψεων θα πρέπει τουλάχιστον να ελέγχονται οπτικά καθημερινά. Οι γυάλινες πόρτες, τα ορειχάλκινα πόμολα/εξαρτήματα και τα ράφια αρχειοθέτησης χρειάζονται τακτική περιποίηση. Αυτοί οι πελάτες έχουν υψηλές απαιτήσεις για διακριτικότητα και αντιπροσωπευτικότητα.
Ιατρεία και επαγγέλματα υγείας: Καθημερινός καθαρισμός, συνήθως μετά το κλείσιμο του ιατρείου. Στους χώρους θεραπείας ισχύουν αυστηρότερα πρότυπα υγιεινής. Εδώ εργαζόμαστε με απολυμαντικά που περιλαμβάνονται στον κατάλογο του RKI και τεκμηριώνουμε τον καθαρισμό για τον έλεγχο διαχείρισης ποιότητας (QM). Ένα θέμα που τα ιατρεία συχνά υποτιμούν: τα καθίσματα της αίθουσας αναμονής και η γωνιά παιχνιδιού για παιδιά.
Loft startup, διαφημιστικό πρακτορείο, δημιουργικό γραφείο (20–80 άτομα): Καθαρισμός τρεις έως πέντε φορές την εβδομάδα. Σε ανοιχτούς χώρους με κουζίνα, καθιστικό (lounge) και πολλές κοινόχρηστες επιφάνειες, ο καθημερινός έλεγχος είναι απαραίτητος. Ειδικά σε ομάδες με υβριδική εργασία και ευέλικτες θέσεις, η βρωμιά συσσωρεύεται αόρατα σε πληκτρολόγια, κοινόχρηστα τραπέζια και σταθμούς καφέ.
Γραφείο ενιαίου χώρου (open space) σε όμιλο ή ασφαλιστική εταιρεία: Καθημερινός καθαρισμός συντήρησης εκτός ωραρίου εργασίας, σαφείς αρμοδιότητες ανά ζώνη, τακτικοί έλεγχοι υγιεινής. Εδώ μετράει η αξιοπιστία των διαδικασιών – ο καθαρισμός πρέπει να αποτελεί μέρος της επιχειρησιακής ρουτίνας και όχι ορατή ενόχληση.
Αν εξακολουθείτε να μην είστε βέβαιοι: Ζητήστε μια σύσταση έπειτα από επιτόπια επίσκεψη. Το παρέχουμε δωρεάν σε Essen, Düsseldorf, Dortmund και σε ολόκληρο το Ruhrgebiet.
Τι πρέπει πραγματικά να γίνεται καθημερινά
Όταν ο προϋπολογισμός είναι περιορισμένος ή πρέπει να μειωθεί η συχνότητα, τίθεται το ερώτημα: Πού είναι ο καθημερινός καθαρισμός πραγματικά απαραίτητος; Τρεις περιοχές βρίσκονται σχεδόν πάντα στη λίστα υποχρεωτικών.
Χώροι υγιεινής: Η τουαλέτα, οι νιπτήρες, οι καθρέφτες και τα δάπεδα στους χώρους υγιεινής συγκαταλέγονται στα κρίσιμα σημεία υγιεινής σε κάθε γραφείο. Ο καθημερινός καθαρισμός με απολύμανση των επιφανειών επαφής, αναπλήρωση σαπουνιού και χαρτιού, καθώς και οπτικό έλεγχο για τυχόν φθορές, αποτελεί βασικό κανόνα. Το να κάνετε οικονομία εδώ σημαίνει: οι εργαζόμενοι παραπονιούνται εσωτερικά και οι επισκέπτες το αντιλαμβάνονται αμέσως.
Κουζίνα και μικρή κουζίνα (τεϊοθήκη): Πάγκοι εργασίας, νεροχύτης, καφετιέρα, φούρνος μικροκυμάτων, εξωτερικές επιφάνειες ψυγείου, δάπεδο. Ειδικά η καφετιέρα είναι σε πολλά γραφεία η επιφάνεια με τη συχνότερη επαφή. Ο καθημερινός καθαρισμός εδώ δεν διασφαλίζει μόνο την υγιεινή, αλλά αποτρέπει και προστριβές στην ομάδα, καθώς κανείς δεν νιώθει ότι πρέπει να μαζεύει πίσω από τους άλλους.
Είσοδος και υποδοχή: Γυάλινες πόρτες, πάγκος υποδοχής, χώρος αναμονής, ταπέτα εισόδου και το δάπεδο μέχρι την πρώτη πόρτα γραφείου. Η είσοδος λειτουργεί ταυτόχρονα ως επαγγελματική κάρτα και ως ζώνη λειτουργικότητας. Τα ταπέτα εισόδου θα πρέπει να τινάζονται ή να καθαρίζονται με ηλεκτρική σκούπα καθημερινά – ιδίως σε βροχερό ή χειμερινό καιρό, όταν μέσα σε λίγες ώρες γεμίζουν βρωμιά.
Όλα τα υπόλοιπα – γραφεία, ράφια, διακοσμητικές γυάλινες επιφάνειες, φυτά γραφείου – μπορούν κατά κανόνα να ενταχθούν σε εβδομαδιαίο ή πολυεβδομαδιαίο κύκλο, εφόσον οι βασικοί χώροι καλύπτονται καθημερινά.
Ο εβδομαδιαίος ρυθμός: τι πρέπει να γίνεται μία φορά την εβδομάδα
Ο εβδομαδιαίος καθαρισμός είναι η ραχοκοκαλιά του καθαρισμού γραφείων – εδώ δεν πρέπει να κάνετε συμβιβασμούς. Ακόμη και γραφεία με πιο αραιή συχνότητα καθαρισμού θα πρέπει να έχουν τουλάχιστον έναν πλήρη καθαρισμό την εβδομάδα.
Οι σημαντικότερες εργασίες στον εβδομαδιαίο κύκλο: σκούπισμα και υγρό σφουγγάρισμα δαπέδων σε όλους τους χώρους· υγρό καθάρισμα γραφείων και επιφανειών αρχειοθέτησης (εφόσον είναι άδειες)· ξεσκόνισμα οθονών και πληκτρολογίων· ξεσκόνισμα σε περβάζια παραθύρων, επιφάνειες θερμαντικών σωμάτων και προσβάσιμες οριζόντιες επιφάνειες· άδειασμα καλαθιών αχρήστων και καθαρισμός βάσης· σκούπισμα θυρών, διακοπτών φωτός και πόμολων· καθαρισμός υαλοπινάκων εισόδου εσωτερικά και εξωτερικά· σκούπισμα με ηλεκτρική σκούπα και τίναγμα των ταπέτων εισόδου.
Σημαντικό: Ο εβδομαδιαίος καθαρισμός είναι η στιγμή που γίνεται αντιληπτό ό,τι έχει μείνει παραμελημένο για καιρό. Οι καλοί υπεύθυνοι έργου σημειώνουν σε αυτό το διάστημα τι πρέπει να αντιμετωπιστεί στο επόμενο τριμηνιαίο ραντεβού: λεκέδες στη μοκέτα, κιτρινισμένα σημεία στους τοίχους, φθαρμένοι αρμοί. Αν δεν συμπεριλάβετε αυτή την προσεκτική επιθεώρηση ποιότητας ρητά στον κατάλογο υπηρεσιών, αυτές οι παρατηρήσεις πάνε χαμένες.
Ο καθαρισμός γραφείων μας περιλαμβάνει επομένως πάντα μια δομημένη ενημέρωση προς τον πελάτη – για εμάς αποτελεί μέρος μιας σοβαρής υπηρεσίας και όχι πρόσθετη παροχή.
Μηνιαίες και τριμηνιαίες υπηρεσίες: τι χρειάζεται σπάνια
Ορισμένες υπηρεσίες δεν χρειάζεται να εκτελούνται συχνά, αλλά συχνά ξεχνιούνται. Αυτό είναι μη αποδοτικό, καθώς η αξία τους υποβαθμίζεται γρήγορα αν παραμεληθούν.
Μηνιαίως: Καθαρισμός υαλοπινάκων εσωτερικά και εξωτερικά στον χώρο του ισογείου, γενικός καθαρισμός σημείων μοκέτας με υψηλή κυκλοφορία, καθαρισμός όλων των προσβάσιμων φωτιστικών οροφής και περσίδων εξαερισμού, εντατικός καθαρισμός αρμών WC, βαθύς καθαρισμός καθρεπτών.
Σε τριμηνιαία βάση: Καθαρισμός τζαμιών σε διαχωριστικά, εσωτερικά παράθυρα και δυσπρόσιτες επιφάνειες, καθαρισμός με πιεστικό του ταπέτου εισόδου, καθαρισμός ταπετσαρίας καθισμάτων επισκεπτών, έλεγχος και καθαρισμός όλων των στομίων εξαερισμού.
Εξαμηνιαίως έως ετησίως: Γενικός μηχανικός καθαρισμός δαπέδων, νέα επίστρωση δαπέδων PVC και λινοτάπητα, καθαρισμός προσόψεων, βαθύς καθαρισμός μοκετών με μέθοδο ψεκασμού-αναρρόφησης (extraction), βαθύς καθαρισμός επίπλων με ταπετσαρία, καθαρισμός όλων των εξωτερικών παραθύρων στους επάνω ορόφους (για κτίρια άνω του ισογείου).
Για πολλές από αυτές τις υπηρεσίες αξίζει ένας προγραμματισμένος γενικός καθαρισμός, τον οποίο εκτελείτε μία ή δύο φορές τον χρόνο συγκεντρωτικά. Αυτό εξοικονομεί μετακινήσεις και οργανωτικό κόπο για εσάς. Αναλαμβάνουμε ευχαρίστως τον συντονισμό πέρα από τις τακτικές συμβάσεις καθαρισμού σας.
Μια πτυχή που συχνά παραβλέπεται: Ο συνδυασμός υψηλής συχνότητας τακτικού καθαρισμού συντήρησης και σπάνιου γενικού καθαρισμού είναι οικονομικά συνήθως πιο έξυπνος από το αντίστροφο. Όποιος καθαρίζει καθημερινά αλλά παραλείπει τον γενικό καθαρισμό, μακροπρόθεσμα μοιάζει με κάποιον που σκουπίζει καθημερινά αλλά δεν τινάζει ποτέ το χαλί. Η αποτελεσματικότητα του καθαρισμού συντήρησης εξαρτάται άμεσα από τη βασική κατάσταση των επιφανειών.
Σχεδιάστε τον γενικό καθαρισμό ορθολογικά: Για γραφεία ενδείκνυνται κλασικά οι καλοκαιρινοί μήνες με χαμηλή προσέλευση προσωπικού. Για ιατρεία, η ετήσια περίοδος διακοπών μεταξύ Χριστουγέννων και Πρωτοχρονιάς. Για εγκαταστάσεις παραγωγής, τα σαββατοκύριακα συντήρησης. Αν μας καλέσετε έγκαιρα, προγραμματίζουμε εφόσον το επιθυμείτε δύο χρόνια εκ των προτέρων – αυτό αποσυμφορεί το τμήμα προμηθειών σας και σας εξασφαλίζει σταθερές ημερομηνίες στο πρόγραμμά μας. Η ζήτηση προσφοράς αξίζει άλλωστε ήδη από 200 τετραγωνικά μέτρα επιφάνειας γραφείων και άνω.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι αρκετό να καθαρίζετε μία φορά την εβδομάδα;
Σε ένα μικρό γραφείο με δύο έως τέσσερα άτομα χωρίς κίνηση κοινού, μία φορά την εβδομάδα μπορεί να αρκεί – υπό την προϋπόθεση ότι η κουζίνα και το WC διατηρούνται καθαρά ενδιάμεσα από τους ίδιους. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, ο καθαρισμός μόνο μία φορά την εβδομάδα οδηγεί σε έλλειμμα υγιεινής, το οποίο γίνεται ιδιαίτερα αισθητό το πρωί της Δευτέρας.
Πρέπει ο καθαρισμός να γίνεται οπωσδήποτε μετά το κλείσιμο του γραφείου;
Όχι απαραίτητα. Σε μικρότερα γραφεία και σε σύγχρονες επιχειρήσεις με υβριδικό ωράριο εργασίας, ο ημερήσιος καθαρισμός (μεταξύ 10:00 και 14:00) ζητείται όλο και συχνότερα. Έχει πλεονεκτήματα στον έλεγχο ποιότητας και είναι συχνά πιο οικονομικός, επειδή δεν προκύπτουν προσαυξήσεις. Προϋπόθεση: Σεβασμός σε συναντήσεις και τηλεφωνικές κλήσεις.
Τι κάνουμε σε διακοπές ή αργίες;
Μια καλή σύμβαση καθαρισμού το ρυθμίζει αυτό με σαφήνεια. Ο καθαρισμός κατά τις αργίες συνήθως παραλείπεται χωρίς επιπλέον κόστος. Σε περιπτώσεις αναστολής λειτουργίας της επιχείρησης, μειώνουμε το τιμολόγιο αναλογικά. Σημαντική είναι η έγκαιρη επικοινωνία – τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν από το κλείσιμο.
Μπορεί να αλλάξει η συχνότητα στη σύμβαση αργότερα;
Ναι, στους αξιόπιστους παρόχους αυτό είναι σύνηθες. Προσφέρουμε τριμηνιαίες συναντήσεις προσαρμογής, στις οποίες η συχνότητα, το εύρος και η τιμή μπορούν να αναπροσαρμοστούν. Τα αναπτυσσόμενα γραφεία χρειάζονται περισσότερα, τα συρρικνούμενα λιγότερα – και τα δύο θα πρέπει να μπορούν να αποτυπωθούν με ευελιξία.
Πώς επηρεάζει το home office τη συχνότητα καθαρισμού;
Σαφώς: Αν είναι κατειλημμένο μόνο το 40 έως 60 τοις εκατό των θέσεων εργασίας, η συχνότητα μπορεί εν μέρει να μειωθεί. Όμως: Οι κοινόχρηστοι χώροι (κουζίνα, WC, αίθουσες συνεδριάσεων) συχνά συνεχίζουν να χρησιμοποιούνται εξίσου έντονα. Συνιστούμε μια ανάλυση χρήσης μετά από έξι μήνες υβριδικής λειτουργίας, ώστε η προσαρμογή να βασίζεται σε πραγματικά δεδομένα και όχι στη διαίσθηση.
Ερωτήσεις ή προσφορά;
Δεν είστε βέβαιοι ποια συχνότητα καθαρισμού ταιριάζει στο γραφείο σας; Εξετάζουμε τους χώρους σας επιτόπου και σας κάνουμε μια ειλικρινή προσφορά – χωρίς δεσμευτική πίεση για υπογραφή σύμβασης, με σαφή περιγραφή υπηρεσιών. Απλώς καλέστε μας ή στείλτε μας ένα σύντομο e-mail.